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合同档案管理办法

?一、总则

（一）目的

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护合同档案的完整与安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司及所属各部门签订的各类合同档案的管理。

（三）管理原则

合同档案管理遵循集中统一、分类管理、完整准确、安全保密、方便利用的原则。

二、管理职责

（一）档案管理部门职责

1.负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。

2.指导、监督各部门合同档案的收集、整理、归档工作。

3.负责合同档案的集中统一管理，包括档案的接收、整理、编目、存储、保管和统计等工作。

4.负责建立合同档案信息检索系统，提供合同档案的查询、借阅等服务。

5.定期对合同档案进行鉴定，按照规定程序进行销毁。

（二）合同承办部门职责

1.负责本部门签订合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步立卷工作。

2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同档案移交至档案管理部门。移交的合同档案应符合档案管理要求，包括合同文本、相关附件、审批文件等。

3.配合档案管理部门做好合同档案的查询、借阅等工作，及时提供有关合同的信息和资料。

（三）其他部门职责

1.财务部门负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务合规性，并在合同履行过程中及时提供财务相关资料。

2.法务部门负责审核合同的法律条款，确保合同的合法性，并在合同纠纷处理过程中提供法律支持和相关法律文件。

三、合同档案的收集与整理

（一）收集范围

1.公司对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、服务合同、技术合同等。

2.合同签订过程中的相关文件，如合同审批表、请示报告、往来信函、谈判记录、招投标文件等。

3.合同履行过程中的补充协议、变更协议、解除协议等。

4.与合同有关的其他文件，如验收报告、结算凭证、违约处理记录等。

（二）收集要求

1.合同承办部门应在合同签订后及时收集相关文件资料，确保文件的完整性和准确性。

2.收集的合同档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。

3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。

（三）整理原则

1.遵循合同的形成规律，保持合同文件之间的有机联系。

2.区分不同的保管期限和密级，便于管理和利用。

3.便于保管和查阅，提高档案管理工作效率。

（四）整理方法

1.分类：按照合同的性质、类别、时间等因素进行分类。例如，可以分为买卖合同类、租赁合同类、服务合同类等。

2.编号：为每份合同档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和查询。编号规则可采用年份+合同类别代码+顺序号的方式。

3.装订：将合同文本及相关附件按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。

4.编目：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、签订日期、当事人、合同金额、保管期限、密级等信息。目录应打印清晰，并一式两份，一份随档案存放，一份单独成册。

四、合同档案的归档

（一）归档时间

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交至档案管理部门。档案管理部门应在收到合同档案后的[X]个工作日内完成归档工作。

（二）归档手续

1.合同承办部门移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息，并由双方签字确认。

2.档案管理部门接收合同档案后，应在《合同档案移交清单》上注明接收日期，并将其中一份清单返还给合同承办部门。

（三）归档要求

1.归档的合同档案应符合整理要求，档案目录与档案内容应一致。

2.档案管理部门应按照分类编号的方法，将合同档案存放于相应的档案柜中，并建立档案存放位置索引，便于查找。

五、合同档案的保管

（一）保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度、性质和涉及金额等因素确定，分为永久、长期和短期三种。具体保管期限规定如下：

1.涉及公司重大资产处置、投资、融资等重要合同，保管期限为永久。

2.一般业务合同，保管期限为长期，一般为[X]年。

3.金额较小、履行期限较短的合同，保管期限为短期，一般为[X]年。

（二）保管条件

1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火