如何科学使用OUTLOOK.pptVIP

如何科学使用OUTLOOK？ 一、OUTLOOK的功能 OUTLOOK简单来说就是一个邮件的客户端软件，国内的有FOXMAIL和DREAMMAIL等等类似的产品。但是OUTLOOK不仅仅提供了邮件的手法功能，还有强大的日程管理，备忘录等等。 二、联系人管理 1、及时填写有用的资料，包括：姓名、电话、传真、邮件、公司名称、网址、地址等 2、将与客户对话的重要内容进行简化填充，以便日后方便查询 3、熟练操作联系人“活动”功能，可以很快过滤出您与客户的所有邮件往来 4、对重点联系人进行标记。 三、收件箱管理 1、及时备份自己的邮件，可以采取半年和1年备份一次 2、根据自己的工作需要，可以按照客户名称对“收件箱”进行分类，这样可以很清晰的区分不同客户的邮件。 四、如何科学使用“日历”和“任务”栏 建议： 第一、“日历”一览主要提醒1周或两周之内的工作计划 第二、“任务”一览可以提醒1－6个月内的工作规划，或者可以按照月份进行规划 总之:充分发挥这两项提醒的作用，使自己的工作忙而不乱。 五、如何科学处理新邮件？ 打开电脑一下子跳出100多封邮件，那么如何在最短的时间里进行全部回复呢？ 第一、按照时间先后顺序全部过目； 第二、重要又紧急的立即回复；重要不紧急的进行标记，稍后回复；紧急不重要的进行转发或简洁回复或不回复；不紧急不重要的不回复。 第三、注意：重要不紧急的邮件必须当天回复，否则会变成重要紧急。 六、如何通过邮件开发新客户？ 一、应付买家的网上查询：分辨那个是真盘，那个是假盘；　　应该要有一个辨伪程序，否则一旦业务做开，你会淹没在电子邮件的海洋里。一般从买家查询的内容，你就能判断出来哪些是实盘，哪些是虚盘。应该重点处理那些针对性很强的、可以称得上是询盘的电子邮件。对于无价值的询盘，要敢于果断舍弃。如果以为每个询盘都是要向你买货未免过于天真。有的询盘过于空泛，也许只是客户做市场调查的一种手段。如果你不放弃空泛的信息，可能你每天只能做一些处理电子邮件的事了。 六、如何通过邮件开发新客户？ 二、处理买家的查询一定要注意方法和技巧；　　要善于透过电子邮件的表象看到深层去，了解询盘者真正的用意。他是否是真正的买家或者中间商甚至是你的竞争对手？他购买的动机是什么？他的购买能力如何？掌握这些以后，你就可以有高超的回复处理能力，能够抓住客户的心理，让买家更快、更好的了解你的企业及产品。 六、如何通过邮件开发新客户？ 三、熟悉自己的产品与同行的产品：质量和价格；　　要非常清楚你的产品（包括质量）是否适合目标市场？要设法了解国内其它同行的质量和价格水平。现在获取同行的产品信息是多么轻松啊！ 您要明白，一份询盘，国外客户不会只发给你一家，而会同时发给很多供应商。只有你的产品质量及价格优于同行，才有可能最终获得定单。 六、如何通过邮件开发新客户？ 四、处理电子邮件的八字方针：简单、可信、恰当、快速；a.简单：语言要简炼，不要罗罗嗦嗦，言之无物。要知道，很多国外商人的耐心是很差的，你浪费他的时间就等于在谋财害命。 千万不要小看处理电子邮件的艺术，我告诉你，很多外贸业务员其实都不懂如何写一封好的电子邮件。 其中的关键就在于你能否很好的把握买家询盘的真正意图，从而给他他最需要的最有针对性的答复。b.可信：简单并不是要你省略最基本的礼仪，我相信任何一个人都不喜欢不礼貌的回复。和买家开始联系时还要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容，给对方一个很正规的印象。有些厂商答复时常常丢三落四，很容易给人留下不良印象。 六、如何通过邮件开发新客户？ c.恰当：恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前二个因素，更重要的，还需要专业。（1）买家总希望和精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时错误百出，一看就是外行，买家会认为你不是真正的生产厂家，或者对产品并不熟悉，很可能就一去不回。所以回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等资料。（2）充分利用电子邮件传递图片的优势，这样更能说明问题，同时也可以降低成本。（3）发出邮件之前，要仔细的检查一下，有无拼写或语法错误，尽量把可能给别人的不良印象减到最小。（4）报价要斟酌，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑。而且，要细分客户，也就是说根据客户所在不同的国家、地区给出不同的报价。比如欧美客户和南美、中东的客户大多数会在产品档次上要求不同，如果你给南美、中东的客户报欧美市场的价格，很可能会把对方吓跑。 六、如何通过邮件开发新客户？ d.快速：买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率。如果对客户的查