封内名称地址.ppt

??Chapter I Introduction to English Business Letter Writing 信头 Letter head: 包括写信人的名称、地址、电话号码、电报挂号、电传地址等， 一般都是十分得体的印刷在信笺的上端中央位置。 信头的内容可根据自身业务的需要而有所增删。 例如，有些企业把主要负责人的姓名也列入信头部分， 有的在信件的开头印上商标、图案做广告宣传， 也有的加上信件案号（ref. no.）等等 日期 The date： 通常打在信件开头下方约三到四个行距处。 日期拼写时不要以数字代替，以免混淆。 例如：2006年3月5日应写成March 5(th), 2006或5(th) March, 2006， 而不能写成3/5/2006或5/3/2006。 封内名称地址 The inside name and address： 即收信人的名称和地址。封内名称地址的位置又比日期落下三行。 如信的正文很短，还可落下更多的行距，使正文恰好位于信纸的中心部位为宜。 给收信人或收信单位冠以恰当的客气称呼是对别人的尊重。 例如：对男性称先生（Mr.）对女性称夫人或小姐（Miss/Mrs）等。 但对单位常用Messrs.这个词。 称呼 The salutation： 通常用单数（Dear Sir, 或 Dear Madame） 或用复数词（Dear Sirs 或Gentlemen）称呼对方。 位置在封内地址下方三个行距。 称呼结束处一般用逗号,在Gentlemen后常用冒号 正文 The body of the letter： 正文是信件的主体，一般从称呼下隔两行处开始写， 其措辞要力求简明扼要， 在格式上要求做到：段落分明，拼法正确无误，位置安排恰当。 结束敬语 The complimentary close： 商务信函一般都要写结束语，这相当于中文书信中的“敬上”、“谨上”、“谨启”。 一般放在正文末行一两行处，开头第一个字母要大写，末尾加逗号。 结束语可写在信笺中间，也可从中间向右写。 正式（formal） 较正式（less formal） 非正式（informal） Respectfully yours, Very sincerely yours, Best wishes, Yours very truly, Sincerely yours, Warmest regards, Very truly yours, Faithfully yours, Cordially yours, Very cordially yours, 注意:结尾敬语必须与信的正文联在一起，不能单列一页。 比如说，当你把信的正文打完之时，正好一页已满， 于是你就把敬语移到下一页，这种做法是犯忌的。 你应当把文字重新安排一下，留下几句话转到下一页 然后紧接着敬语和签署，才合乎规范。 写信人的签署 The writer’s signature and designation： 包括写信人的签字和用打字机打出他的姓名、职务（如经理，主任等） 和他所代表的单位的全称。 常位于信的结尾敬语的下方。 应避免使用橡皮章代替签字。 注意事项 The attention line： 如果你希望信件由对方某一个特定部门或个人去处理，避免不必要的迂回耽搁，就可以加注Attention：The Sales Manager(或Mr. XXX等)。 这样对方就直接把信转个特定部门或个人去处理，能更有利于业务的开展。 事由 The subject line： 也可称作“标题”（caption, 或heading）。目的是为了提醒对方注意，把正文的主要内容引作“标题”。 不同段落如涉及不同内容，那么每段也可加注副标题（sub-headings） 经办人代号 The reference notation： 一般商业信件往来频繁，因此有编号习惯。 信头上常印有your ref.—和our ref.—即为此而设。 但较小的企业也可不予编号，仅在正文结束后， 留下诸如AB/de的代号，这都是经办人姓名的首位字母， 如写信人为Albert Brown，速记打字员为Dorothy Evens， 就用AB代替前者，de代替后者， 借此区别由其他负责人或其他部门所发出的信件。 附件 The enclosure： 如信函有随同寄出的附件， 应在左下角姓名的首