课件3接收保管.pptVIP

第三讲： 档案接收与保管 档案具体业务工作（8个环节） 收集—整理—签定—保管——检索—利用—编研—统计 实体管理（基础工作） 信息利用开发 迈好坚实的第一步：档案接收 档案收集工作是依法，通过例行的接受制度和专门的征集办法，把分散在各组织、个人手中和零散的档案，分别集中在各级各类的档案保管机构。 第一节：档案收集——是整个档案工作的起点 1、? 接收方法： ◎例行方法——分级、定期接收，集中管理 （无偿上交档案馆） （例：先由档案室收本机关的（一级 ） 再由档案馆收各机关的（二级） ◎特殊方法——征集（档案馆而言） 2、档案馆的接受工作（具体任务） ①收集、征集历史档案（解放前的都叫历史档案）。 ②及时接受撤销机关的档案 ???? ③接收现行机关上交的永久性档案 国家关于档案馆接受“现行机关档案”的规定： 省档案馆——接受省以上机关保存满20年的档案。 市、县档案馆——接受市、县级机关保存满10年的档案。 档案馆接受档案的时间方式： 逐年接收——每年收保管期满的档案 定期接收——隔3年或5年将保管期满的上交一次。 档案馆接受档案的的要求： 1、数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理 2、保持全宗和全宗群的不可分散（P72) 3、档案室的收集工作——接收本机关（按年度）形成的各种档案。 （1）档案室怎样做好接收工作——三个结合： A、全面动员与个别交相结合 B、一般要求和指导收集相结合 C、 清退“帐内”文件和收集帐外文件相结合 （2）体现接收工作质量好坏的三大指标： （1） 齐全率(单位档案的门类是否齐全） （2）完整率（一份案卷档案的份数是否完整） （3）归档率（对科技档案而言，项目建档数） 什么叫“立卷” ？ 对办理完毕而又有查考保存价值的文件，按照它们的形成过程中的联系和一定的规律组成案卷，叫立卷。 什么叫“预立卷”？ 文书人员平时把已处理完毕而又有考查、保存价值的文件按照预先设好的类目归放，就是预立卷（为正式立卷的准备） 什么叫“案卷”？ 案卷是文书立卷的结果，是关于某项工作活动或某一问题的有密切联系的、系统的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。 两种不该有的声音 第一种声音： 　“这不是我的工作。” 第二种声音： 　　“到时候再说吧。” “立卷”工作——由“谁”来做此项工作？ A、地点：文书部门——由文书部门立卷，定期向机关档案室移交案卷。 B、地点：档案室——由文书部门定期向档案室移交属归档范围的文件，集中由档案室组卷。 什么叫“归档”—— 所谓“归档”，就是文书部门或业务部门将文件整理立卷后，按照规定的时间移交给档案室集中保管。 归档与收集的关系—— 实际上归档和收集是同一工作内容，是文书工作与档案工作的“结合点”。这两者交接的环节中，档案室工作人员有重要的监控和指导的责任。保证档案文件的完整性，为以后开展工作打下基础把好业务关。 （1）上级机关文件—— 与本机关有直接关系的各种文件。（如：执行文件、法规性文件、重要指示、讲话、题词、会议文件、 照片、特殊价值录音、录像等。 （2）本机关文件—— ①与上级机关来往公文 ②本机关职能活动和基本情况文件 ③对下级或平级来往文件 ④机关的历史沿革、重要活动、人事文件 （3）下级机关文件—— 报送的计划、报告、总结、统计报表、法规性备案文件等。 （4）同级机关和非隶机关文件—— ①联系、协商来往文件。②可供机关查考各种法规性文件。 不需要立卷归档的文件材料  　　1)对工作无长远的影响，使命已完成的文件 　　2) 无查证利用价值的事务性、临时性文件； 　　3) 仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件； 　　4) 未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件； 　　5) 一般文件的历次修改稿、重份文件 ； 6 ）上级发普发参阅文件。