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* 第5章 制作员工档案管理表（员工花名册） 第二篇 员工数据管理 之 —— 主 要 内 容 5.1 表格的特点及作用 5.2 注意事项及制作步骤 5.3 知识拓展 5.4 练习题 5.1 表格的特点及作用 5.1.1 员工档案管理表的特点 员工档案管理表是根据每个人的不同情况，准确记录其身份、学历 、政治面貌、资质等情况的文件材料，在人事管理中占有非常重要的位置。 全面性：员工档案是员工个人资料的储存库，它 概括的反映出员工个人的全貌。 真实性：员工档案必须做到整体内容完整齐全， 个体材料客观真实，才能为用人单位提 供优质服务。 机密性：员工档案涉及个人信息，属于机密文件， 任何人不得泄露和私有保存员工档案材 料，不能向社会无条件地提供服务。 5.1 表格的特点及作用 5.1.2 员工档案管理表的重要性 员工档案管理表不仅可以统一管理员工信息，及时把握员工队伍的动态，而且为查阅和利用员工档案提供了强有力的依据，并提高了工作效率。 高基411 - 广东技术师范学院天河学院 - 4144012668 - 独立学院 - 2014-9-18.xls 高基422 - 广东技术师范学院天河学院 - 4144012668 - 独立学院 - 2014-9-18.xls 高基423 - 广东技术师范学院天河学院 - 4144012668 - 独立学院 - 2014-9-18.xls 5.2 注意事项及制作步骤 5.2.1 注意事项 1、管理表的内容 一般须包括：姓名、员工编号、部门、职务、性别、出生年月日、学历、职称、职业资格、政治面貌、婚姻情况、身份证号码、入职日期等。 2、输入同一项目时，相同的数据不得出现两种显示方式。 3、要注意数据类型，如：日期型、数字型、文本型等。 4、保证数据表的完整性，尽可能的避免出现空行、空列。 5.2 注意事项及制作步骤 5.2.2 操作步骤 1、输入不同类型的表格数据 （1）输入并设置日期格式 常规格式应为YYYY-MM-DD（2014-09-28或2014-9-28） 小技巧： 快速输入当天日期 “ Ctrl+;（分号） ” 5.2 注意事项及制作步骤 5.2.2 操作步骤 1、输入不同类型的表格数据 （2）利用数据有效性输入数据 下拉选择列表：下拉菜单一般应用在限制用户输入格式方面的操作，不仅可以简化数据录入过程，还能规范数据来源，减少数据错误 。 操作方法：① 选定目标单元格（一个或多个）。② 选定“数据”选项卡中数据工具组里面的“数据有效性”功能键。 5.2 注意事项及制作步骤 5.2.2 操作步骤 1、输入不同类型的表格数据 （2）利用数据有效性输入数据 ③ “允许”项目中选择“序列”。④ 在“来源”中输入自己想要显示的内容，按确定。 注：1、如手动输入“来源”中的“逗号”时，必须在无输入法的状态下输入。2、如“来源”为引用时，数据源位置则不得变动。 5.2 注意事项及制作步骤 5.2.2 操作步骤 2、设置表格格式 （1）表格样式 方法1：按自己想法及喜好修改样式。 方法2：直接套用“样式”组中预设好的样式。 5.2 注意事项及制作步骤 5.2.2 操作步骤 2、设置表格格式 （1）表格样式 套用格式 操作提示： 1、取消 5.2 注意事项及制作步骤 5.2.2 操作步骤 2、设置表格格式 （1）表格样式 套用格式 操作提示： 2、修改套用 格式区域 5.2 注意事项及制作步骤 5.2.2 操作步骤 2、设置表格格式 （2）冻结或拆分窗格 主要作用：可以保持设置的行和列的位置不变，方便前后左右对照查阅。 5.3 知识拓展 5.3.1 设置数据有效性的更多功能 1、设置显示提示信息 作用：可告知用户须输入的内容以及格式要求 5.3 知识拓展 5.3.1 设置数据有效性的更多功能 2、设置显示出错警告 作用：当输入的数据不符合有效性条件时，将打开出错警告对话框提示数据输入错误。 停止 警告 信息 5.4 练习题 5.4.1 制作员工外出登记表 员工外出登记表主要用作登记员工在上班期间外出办事的出入记录。 主要内容有姓名、部门、外出事由、外出时间、回岗时间等。 练习提示： 1、输入并设置日期与时间格式。 2、设置输入“部门”数据的有效性范围和出错警告。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *