吉林大学声像档案管理实施细则【荐】.docVIP

吉林大学声像档案管理实施细则 总则 第一条 为加强我校声像档案的管理，更好地开发利用声像档案信息资源，充分发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》，结合我校的具体情况，特制定本实施细则。 第二条 声像档案是指在学校各项工作和活动中，通过拍照、摄录手段形成的，对学校和社会具有保存价值的照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微片、幻灯片等，属于特殊载体的档案材料。具有客观、形象和真实的特点，能生动具体地再现学校教学、科研及各方面的工作成果，真实记录了学校各个时期发展的面貌，同其他载体档案一样，声像档案具有现实的查证和利用作用，是学校重要档案资料和宝贵财富。 第三条 声像档案工作是学校档案工作的重要组成部分，应按照档案集中统一管理的原则，由学校档案部门实行统一管理和利用，确保其完整、准确、安全和有效利用。 第四条 校内形成声像档案的各级单位，要把声像档案（包括配套文字材料）的形成、积累、归档工作纳入本单位的工作日程，并列 入本单位档案工作负责人及兼职档案员职责范围，制定相应制度，采取切实措施加以执行。 第二章 声像档案的形成和管理 第五条 校内各单位在重要职能活动和其它重大活动中形成的，对学校和社会当前工作与长远发展具有参考、利用、保存价值的声像档案材料及相关的文字材料；外单位及媒体制作的反映我校近期发展和长远规划及教学、科研等重要活动的声像载体材料以及相关的文字材料，均应及时归档。 第六条 声像档案的收集、整理、立卷和归档工作，应按档案馆的统一规定和要求，由形成声像档案材料的各单位兼职档案员负责，该声像材料的制作人员（摄、录人员）应配合兼职档案员完成这一任务。如本单位不具备摄录条件，可通知学校档案部门协助拍摄、录制。外单位及媒体制作的反映我校活动的声像材料，由学校宣传、档案和主办该项活动的部门负责收集或委托征集、立卷、归档。形成的声像档案经整理立卷后，应及时或分阶段向校档案馆移交。 第七条 根据校内某些部门和单位声像档案形成较集中、数量多、利用频繁等特点，可把需要移交的声像档案形成备份，按规定期限向档案部门移交。 第八条 形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。照片和底片同时归档，并附以文字说明。影片、录像、录音等档案材料，应为成品母带（片）。无成品母带（片），可将素材带（片）或备份归档，并附以文字说明。 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优 良，不用劣质、残破、性能低下的录音、录像磁带和光盘。归档的声像应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简炼。 第十条 档案馆有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的监督、检查和指导。 第十一条 声像档案的归档范围见《吉林大学声像载体档案归档范围和保管期限表》。 第三章 声像档案的整理 第十二条 根据声像档案形成的规律和多载体的特点，档案馆从事声像管理的工作人员，应将自己形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。 第十三条 综合管理类声像档案材料的立卷、归档工作，按《吉林大学档案管理办法》执行。 第十四条 声像档案的整理与立卷。 1．07-2000-SX12-1～n 案卷号（三级类目） 照片类代号（二级类目） 一 声像类代号（一级类目） 年度号 全宗号 2．声像档案中的照片档案要形成一底一片编写文字说明后归档；数码照片应刻录成光盘或制作成照片归档。组卷时，应按照片种类及产生的时间，编号、排列于照片档案装具中，形成案卷。同时要保证底片、照片、文字说明材料相一致。每卷照片档案均要填写卷内目录，并于卷皮写明案卷标题。 3、4．声像档案说明文字的编写要求是： （1）. 文字简洁。说明的内容包括：时间、地点、人物、事由、背景、作者等六要素； （2）. 写明载体编号、档号及参见号； （3）. 时 2004年11