时间管理-4D法.pptVIP

为什么说时间管理就是事件管理呢？ 首先，时间管理的对象并不是时间，其实质是自我管理与生活管理，管理的对象是事件。 其次，时间管理是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情解决，处理的对象是事件。 最后，时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标，这个目标，仍是事件。 而时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。 所以我们说，时间管理，其实就是事件事件管理。 * * * 1、第一代时间管理理论。 基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。 特点：备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。这就是第一代时间管理，叫做备忘录的时间管理。 优点：这种时间管理的优点是：重要的事情变化时的应变力很强，是顺应事实的。另一个优点就是没有压力，或者压力比较小。 适用于：备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。 缺点：但备忘录管理没有严整组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。忽略了整体性的组织规划，有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情，这是第一代时间管理的缺点。 * 2、第二代时间管理理论。 强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。 特点：是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。 优点：这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。 缺点：是容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。 * 3、第三代时间管理理论。 主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。这一代的管理强调的是价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观。 特点：因此它的特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。 优点：第三代时间管理的优点是比较强调价值观，以价值为依据，或者以价值为导向的一种生活工作的方式。它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，可以提高生产力；它的效率比较高，可以感到井然有序。 缺点：第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则，缺乏远见。因为它是以价值为导向，职员要得到这些东西，职员认为这是职员生命中最重要的，所以在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。 * 4、第四代时间管理。 强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。 优点：这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。 特点：这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。 这四种理论广泛运用于人的生活之中，在现代企业中，无论是管理者还是普通职员，都会不同程度的运用到这些理论，这些理论也以自己不同的特长发挥着自己的作用。 * * 【小组讨论：为增加互动，是否让学员说一下怎么理解时间管理中的28法则】 “二八法则”在时间管理中的具体表述是“80%的成绩是在20%的时间内取得的”换句话说，我们所做的大部分事情都是低价值的 【小组讨论：下面的事例是否对讲课有利】 查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。” 李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。 * 时间矩阵： 每个人，每天要做的事情大致分为四类：一类：必须做的，不做会产生不良后果的【重要、紧急】二类：需要做的，为将来或者今后阶段做准备工作的【重要、不紧急】三类：可以不做，但又不得不做的，例如通过简约形式可以解决可是没有采纳，而是通过常规古板方式解决的事情，如例会、书面报告的筹备和写作、以及外来干扰的其他事情等【不重要、紧急】