文秘四级考试工作实务1.doc..docVIP

考题一（20分） 电子邮件： 寄件人：suming@ 收件人：zhongmiao@ 抄送： 密送： 日期：2004.8.12 主题：关于工作日志 内容：近日，公司录用了几位新秘书。请帮我准备一份上司工作日志需要真写的信息内容和秘书自己工作日志需包括的内容，并用备忘录形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。 谢谢 行政经理 苏明 参考答案 备忘录 发给：行政经理苏明 发自：钟苗 日期：2004年8月24日 主题：工作日志的内容 内容： 秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括： 上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。 上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。 上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。 上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。 秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还需要包括： 上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。 上司交办的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道等事宜。 自己职责范围以内的工作，例如撰写半年工作总结，参加值班等。 考题二（20分） 便条 请你根据工作实践，从以下3个方面对承办周期制度进行具体说明，我将在下周部门全会上重申相关制度。 何为承办周期制度？ 根据你的工作实践，至少提出5个方面工作的承办周期的具体要求，用表格开式展现。 公司在制定承办周期制度时，在内容和期限上需要考虑什么？ 谢谢 行政经理 苏明 2004.8.12 参考答案 承办周期制度是指企业接到客房或询问者的问题后处理并回复的时间规定。它是针对时效性抽订的规则，是在时效性上指导、约束人们行动的标准。制度中量化的标准易被人们接受和执行，也方便衡量和监督，是企业的一种管理方法。 承办周期的具体要求： 工作行为 承办周期 接外线电话 应在4次铃声以内接起 打电话回答、告知对方信息 按对方指定的回应电话时回答所要求的信息 回复信件 收到信件后2个工作日内发出 紧急信件应该在收到信件后当天发出 回复电子邮件 收到电子邮件后12个小时内发出 紧急电子邮件应立即发出 处理投诉 接到后立即处理 投诉信应收到24小时内发出回函 归档 当日完成，周末进行清理，保证没有积压 复印 紧急归档应在2小时内完成 日常文件应在24小时内提交 紧急文件应在收到3小时内提交 订购 收到订单当天发贷 紧急订购立即处理，并使用快递服务发贷 考题三(10分) 便条 市场上出现了假冒我公司生产的空气净化器，消费者协会收到许多对这些假冒产品的投诉，直接影响了公司的声誉。为此，公司决定举办一次信息发布会以澄清事实炷说明此次信息发布会如何准备。 谢谢 行政经理 苏明 参考答案 确定本次信息发布人的主题。本次信息发布会的主题属解释性主题。 选择本次信息发布会举行的时机。应选择第一时间，及时澄清事实。 确定信息发布会举行的地点，可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全、座位是否够用。 确定邀请对象。以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。 选择信息发布会的主持人和发言人。可由行政经理或公关经理主持，公司总经理担任发主人。 准备会议资料。包括： ⒈发言稿， ⒉回答提纲， ⒊报道提纲。 （如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示，有关鉴定机构的质量合格。便?条 钟苗：? 江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。 谢谢 行政经理?苏明 2003年11月21日 参考答案： 1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格； （2）日程安排； （3）经费列支。 2、人员安排中计划中应写明； （1）主要陪同人员； （2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量； （4）宴请时间、地点、标准、人数； （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划： （1）日期、时间、地点； （2）活动内容； （3）陪同人员。 4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费； （2）餐饮费； （3）住宿费； （4）交通费； （5）参观费； （6）其他不可预见费用。  备?忘?录 发自：行政经理?苏明 发给：秘书?钟苗 日期：2003.11.21 内容： 公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参