会议组织流程__流程图【荐】.docVIP

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会议组织流程图 相关负责人 办公室 参会人员  一、公司级会议的组织工作     会议分为:大、中、小     大型会议一般较少,以年终总结会议为代表     中型会议以竞岗、办公会议等为主     小型会议最多,以领导班子会议为代表          如何组织大型的会议呢?     绝大多数是在会前的工作:会议的前期,参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多的工作。      1、前期的筹备: 会前通知:有2大工作:一是通知,二是反馈先说通知,方式有:     书面:一般是大的、时间长、参加人员多的会议;     口头:小型的、小范围的会议。     内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等)     ???注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底)     如果通知作不好,哪就是公司的大事了(哦,是某某部门没有通知到呀!))     所以,下通知一定要下到人!这要切记!另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头!”会议的日程:中型以上会议:     1、主持人2、讲话人3、发言人是谁?4、发奖人是谁?     一定要书面的第一、第二、三、四……     时间……某某作什么…某某做什么……     如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求),也可以委托     讲话人:总经理或其他分管领导主持。          另外,要对演讲稿进行审核,特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认,必须我们什么,特别是大会、年会等。     如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查!     排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行     选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核!     会场的布置会(徽)标:(必须要体现出本次会议的内容)、主席台的安排:谁?、几个人?、怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),一个团队一个区域。现场的安排:要求参会者提前10分钟入场,     1、在入口处安排服务人员,明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐?坐到什么地方?例如:竞岗的人坐在那里?旁听的人坐那里?     2、安排谁服务?应该注意什么?     3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上)     4、如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?          二、会议中:     问题往往出现在会议中!     如:空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注,温度是否过高、过低),会场的空调在冬天合适,是否在夏季可以?(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效),这些必须在会议前进行安排,可以提前进行降温或升温!     出入口的门窗注意关闭,安排人员全程负责!     因为成年人最容易受到外界的干扰!所以,温度非常重要!     案例:02年在青岛某宾馆夏天,讲师着西装领带,听课的人都着夏装,结果,未结束,人员就走掉一般!效果非常差!     ——如果人在特冷或特热的环境下一段时间,人就不能聚精会神!切记!          服务人员:1、着装(因为除讲话人之外,服务人员是唯一走动的人,唯一关注的人,所以一定要注意着装)如:女性的皮鞋,走动时注意不能发出声响。     2、动作要轻、慢、柔、避免快、重!     冲水不能冲着对方,针对冲水的动作,要进行分解:要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直接在桌面上冲等。          给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了(特别安排除外),但如有重要领导在场(如市长或更高级的领导)就要先给领导冲。     冲水的服务人员最好只安排1人,可以避免太多的吸引会场参与者的目光     主持人也要避免少走动,如有特急的事情,可以通过写纸条的形式来传递。     上面是会议的组织及注意事项,有些部分内容培训中也适用。         下面说一下培训:     一、讲师的行李包(或笔记本包)注意要放在椅子或其他上面,应避免直接放置在地上,这能反映出企业服务细节的水平!     二、前期的工作:1、调研      2、确定培训公司      3、与培训公司沟通 沟通是一个详细的过程:1)老师是谁?几位?几点到?怎

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