会议运营流程与常见问题分析_2011-5-9【荐】.ppt

会议沟通 学习目标： 通过本次的学习，我们应当能够： 了解会议的职能与会议类型的划分方法； 掌握会议的特征； 熟悉会议组织的一般流程； 熟练运用不同角色下的各种会议技巧。 [学习目的] 明确会议的目的与类型 了解组织会议的基本步骤 认识会议中的角色及其职责 明确影响会议的因素 掌握有效会议的策略引导案例 会议概述 会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动，同时会议也是为发挥特定功能进行的一种多项沟通方式。 会议沟通 会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录 会议的类别 1.根据目的进行分类 谈判会议 用于解决争端或冲突，讨论是双向进行的，旨在达成双方的协调一致。 报告会议 报告会议的信息流往往是单向流向，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。 解抉问题会议 要求充分发挥与会人员的主观能动性，使问题得以解决。此类会议组织形式可以灵活多变，应当展开广泛的讨论。 制定决策会议 只限于特殊人员参与，旨在制定决策。制定的决策应当被每一个会议参加者所了解，并为此承担责任。此类会议的组织非常严密。 收集和交换意见会议 用于发表意见，发布消息，了解对意见的反应。此类会议鼓励广泛的讨论和踊跃提问。 会议的型号 大型会议 参与人员可以达到成百上千人。这类会议实际演讲者不可能太多，只能是有限的几位，大多数人都只是听众。大型会议在告知信息时运用得较多，但如果有一些简单的程序，亦可以进行选举或表决某项议案。大型会议应注意到其组织难度较大、维持秩序不易的特点。大型会议大多设计会标、会徽，甚至有会议旗帜，以营造与会者的群体感受。APEC.BOAO会议 中型会议 人数一般在几十人之内。大型、中型会议一般都是例行会议，不可能有太自由的辩论，否则秩序将十分混乱。中型会议的几十位参与者可能都有机会发言，但是也必须有严格的秩序，并且有时间限制，以免会议失控。另外一种形式，就是由主导的几个人发言，其余的人加以补充。但是，这样不易调动大家的积极性，会导致会议气氛沉闷，得不到发言机会的与会者会三五成群地“开小会”。G20 小型会议 这种会议应用最广泛，意义也最大。这是因为小型会议沟通非常方便，气氛也相对话跃，大家可以畅所欲言，贡献自己的智慧，容易产生很好的创意。由于参与人数较少，一般在10人以内，或者刚刚超过10人，因此会议便于控制。主持人可以较随机地调控会议的内容和议程，以达到最佳会议效果。 根据会议的召开方式划分 现场会 在事情发生现场召开的会议。现场会有助于说明该会议的主题，强化会议效果。 观摩会 即演示会。是通过观摩操作演示，相互切磋交流的会议。 电话会 利用电话系统连接各个分会场而召开的会议。 电视会 分为两种情况：一种是单向传播电视会，即利用电视实况转播组织各分会场的与会者收听收看，分会场无法参与主会场；另一种是双向传播电视会，是指通过电视电话系统将主会场和各分会场连接起来，实现图像和声音双向传递和多向传递，任何一个分会场的图像和声音都能够传到其他所有会场，又称电视电话会议。 广播会议 通过有线或无线广播召开的会议。 网络会议 以计算机和通信网络为技术手段的会议。 续 座谈会 以围坐交谈的方式召开的会议。 茶话会 略备饮料、水果、茶点的会议。 招待性会议 以宴请的方式招待客人、商谈工作或发表演说的会议，如欢迎宴会、早餐会等。 普通会议 会场中专T1设有主席台的会议 会议的特征 五大特征。 群体性。 有效性 约束性 从众行为 耗时费力 阿希的经典实验 在阿希的经典实验中，从众行为得到了充分的证明。阿希将七名被试者分成一个小组，请他们参加所谓的知觉判断实验。实验的真正目的是考察群体压力对从众行为的影响。七名被试者中，只有一名被试为真被试，其他的都是实验助手。实验者一次呈现两张一组的卡片，其中一张画有一条标准直线，另外一张有三条直线，这三条直线中有一条与标准线一样长。被试的任务是在三条编号依次为1、2、3的比较线中，判断哪一条与标准线是一样长的。结果发现，当实验助手都故意做出错误判断时，有至少35%的被试者屈从了群体压力，做出了从众的判断，选择了与群体一致的做法。 由于群体压力的影响，在会议中可能出现群体思维与群体转移的现象。所谓群体思维是指由于从众的压力，使群体对不寻常的、少数人的或者不受欢迎的观点得出不客观的评价。群体压力引起的另外一种现象为群体转移。所谓群体转移是指在讨论可选择的方案、进行决策的过程中，群体成员倾向于自己最初的立场或者观点。在某些情况下，谨慎态度占上风，形成保守转移，但是在大多数阶情况下，群体容易向冒险转移。 会议的职能 传递信息 书面宣传； 面对面个别宣传； 通过会议宣传。 会议的职能 满足情感的需要 会议活动是一种互动性的交往