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文件写作格式规定 目的： 为统一公司文件格式，使公司文件管理工作规范化，提高文件处理的质量与效率，特制定本规定。 二、适用范围：公司各部门文件书写之全过程。 三、文件分类： 按性质特点可分为：制度规范性、事务性、会议公文、对外公文。 制度规范性：制度。即由人力资源部发文的各类制度、管理办法等规范性文件。 事务性：请示及公示类文件，如通知、通报、公告、各类报告。 会议公文：会议记录等。 对外公文：所有对外的行文。 四、文件构成： 文件统一由页眉、标题、正文、落款及页脚等构成。 五、文件通行规定： 页眉、页脚 公司内部所有文件必须使用统一页眉、页脚，文件页眉由公司Logo以及公司名称构成，以公司统一规定为准，不可自行更改。 页眉 页脚 文件编号 公司内部所有规范性、事务性文件编号必须保持编号的唯一性和统一性。 文件类别代码： 规范性、事务性文件的代码分别为G、S。 编号由部门代码和数字代码两部分组成。 部门代码：由3位大写字母组成，各部门代码及简称如下（如因公司架构调整，需增加或改变代码的，由总经理办公室统一制定）： ■各部门 序号 部门名称 代码 1 总经办 ZJB 2 业务部 YWB 3 设计部 SJB ②、数字代码由7位阿拉伯数字组成。前4位阿拉伯数字是文件完稿的年份，后3位是本年度文件的流水序号。以总经办文件编号为例，即若本年度部门发文的第一份事务性文件编号是ZJBS2010001，则发文的第二份事务性文件编号即是ZJBS2010002，以此类推。 以总经办事务文件编号为例：ZJBS2010001 ZJB：总经办的部门代码 S：事务性文件代码 2010：年份 001：本年度发文序号 标题：文件标题应简洁、贴切、鲜明地反映文件主题。 正文要求： 行文风格：准确、简洁、顺畅 准 确——用词准确，避免任何可能引起的歧义； 简 洁——用词简洁，去除一切空话、套话，可有可无的字、词、句一律删除； 顺 畅——语句通顺，条理清晰，避免文理不通。 六、文件专用格式规定： （一）、规范性文件格式 1、标题字体统一用宋体加粗，字号介于二号与四号之间，行间距依实际情况自行设定。 2、文件首页文头包含：发文单位、发文日期、文件编号、受文单位、抄送单位、生效日期、页次、版次。所有规范性文件必须以大写字母A——Z注明版次；规范性文件修改时，版次顺序为：A版、B版、C版……。（B版表示该文件第一次修订、C版表示该文件第二次修订，依此类推）； 3、文尾包括：落款（发文单位、发文时间）、作成、审核和批准。字体统一用五号宋体加粗；文件编号由总经办统一编制。 4、正文由标题、条款内容构成。标题统一用宋体五号字加粗，条款内容统一用宋体五号字。 （二）、事务性文件格式 请示、指示、批复类格式 （1）标题字体统一用宋体加粗，字号介于二号与四号之间。 （2）文头包含发文单位、发文时间、文件编号；字体统一用宋体五号加粗。 （3）正文由批示人（单位）、受文单位、内容、批示等组成，文件起草部门的部门负责人应在正文落款处签名确认；正文内容字体用宋体，字号介于小四与五号之间。 （三）、通告、通知、通报类格式 1、标题统一用宋体加粗，字体介于小二号与四号之间。 2、文头包括发文单位、发文时间、发文编号、批示人（单位）和受文单位；字体统一用宋体五号加粗。 3、正文内容字体用宋体，字号介于小四与五号之间。 4、文尾包括落款（部门名称、发文时间）与相关人员的签字。 （四）、函、合同等对外发文格式 对外发文格式文档使用公司统一规定的页眉、页脚。 （五）、会议公文格式 1、会议公文不作要求。 2、会议记录尽量采用表格形式，但各部门亦可根据实际情况采用其他格式，本附件仅作为参考格式。 总经理办公室负责本规定的解释与修订；本规定自2010年7月19日起生效执行。 总经理办公室 2010年月日