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第三章公文的撰写.doc
第三章公文的撰写
第一节公文撰写的要求
一、公文撰写的基本要求
(一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级的有关规定,准确、完整地体现发文单位的意图;全面、真实地反映本地区、本部门的实际情况,提出问题准确、分析问题实事求是,解决问题的政策、措施切实可行。
(二)主旨突出,观点鲜明,内容充实,条理清晰,结构严谨,表达准确,语言精练,篇幅简短,文风端正。
(三)得体合规,符合公文特定的体式要求
1.行文关系、文种、格式合乎规范。
2.表述宜用直笔,忌用曲笔,应露而不藏,直言不讳。公文叙述事物平直,来龙去脉一清二楚;汇报情况,一是一,二是二,实事求是;表明观点,提倡什么,反对什么,态度鲜明;提出要求,应当怎么办,不准怎么办,明确具体。
3.行文语气得体。上行文要尊敬上级,又不阿谀逢迎;平行文要平等协商,互相尊重、理解与支持;下行文既要严肃决断,又要质直不傲,既坚持原则,又以理服人、体谅下级实际困难。
4.坚持一文一事。除了办公会议纪要外,一件公文只提出或解决一个方面的问题,以利公文办理。
(四)公文的语言,要求做到以下几点
1.明晰表意明白、清楚,不晦涩,无歧义。要让人看得懂,能清楚地理解你的意思。语言是思想的载体,思想明晰,语言才一可能明晰。要选用含义确定、意思明确的词语;选用通俗易懂的词语,不要用过时、冷僻的词语,更不能生造词语。
2.准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题,但最基本的是词语的锤炼问题。锤炼词语,就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文,认真分辨词类,精心辨析词义,正确使用标点符号。
3.简朴是要简明扼要、实事实说、直陈直叙,不冗长繁杂,不浮华藻饰。应注意实事求是,实话实说;叙事说理,开门见山:遣词造句,惜字如金。
4.庄重要端庄、郑重,这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现,也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。这就要求:(l)要用规范的书面语言,符合现代汉语的规范要求,一般不得使用口语、方言、卜语。(2)恰当地使用专用语。在长期的公务实践中,由于行文关系和处理程序的需要,公文逐渐形成了一套常用的专用语,即公文特定用语。现代的公文特定用语,已基本规范化、定型化,具有含义的确定性,它在准确、严谨地表述公文的内容及格式的同时,还能自然地增强简明、庄重的语体风格。
公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点,不是孤立存在的,而是互相联系,统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文的时候,遣词造句,要从体现这些特点出发,切勿顾此失彼。
二、公文撰写的具体要求
(一)突出主旨
公文的主旨,是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物,即文章中通过个部材料所表达的中心思想(或主要内容)和作者写作意图的统一。可见,公文的主旨,一般由写作目的和中心思想(或主要内容)两部分组成。只有在一些短小的应用文如任免令、公告、启事等文章中,有时才只有主要内容而没有写作意图。公文的整个写作过程,都要受到主旨制约,以主旨为核心组成个有机整体。确立主旨,就必须充分领会领导交代的写作意图;应研究全局情况,抓住事物本质。
要突出主旨,应该注意以下两点。
1.正确使用标题
公文的标题有三种形式,即公文式标题、四项式标题和新闻式标题。公文标题有两种作用:
公文特别是篇幅较长的文章,不但要突出主旨(也可称之为基本观点),而且还需提炼和安排一些从属观点(也称为小观点、观点)来阐述、说明主旨。只有这样,公文内容才会充实,论述、说明才更充分,文章才更富逻辑力量。
观点是作者对某一问题、某一现象或某些材料的看法、意见,对某一规律的认识。在公文中,观点是直接陈述、鲜明显示出来的。受文对象对公文的观点,则是一看就明白,一听就懂得。要使公文的观点鲜明,应从以下诸方面注意。
1.明白显示、准确表达观点。
要明白显露直截了当地表明作者的态度、评价,决不允许掩饰和曲笔;要给受文对象传达唯一性的信息,决不能模糊、含混或者有歧义。在篇幅较长的公文中,常用小标题或层旨句(或段旨句、条旨句)表明观点,使文章观点鲜明,层次清楚。也常开门见山直陈主旨和要点,给受文对象以先入为主的深刻印象。现在不少公文,如篇幅稍长的决定、决议、指示、通知、会议报告、总结等文种,都常采用这种方法。
2.用好小标题(层首句、段首句、条首句)
较长的公文,常将全文分成儿个部分,每部分用一个小标题。或将全文分为若十层次、若干段落或若干条文,每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容,有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层
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