文书起案与管理指南书WI.xls

Sheet1 (2) Sheet1 文 件 编 号 2.目 的 3.职 责 4.内 容 制 定 日 期 改 定 根 据 担当 检讨I 检讨II 检讨Ⅲ 承认 WI 420101 改 定 日 期 版 次 B0 版 次 制 定 日 期 改 定 日 期 B0 1.适用范围 适用于公司文件与标准和质量有关的A、B、C、D四层次体系文件。 文书起案与管理指南书 WI 420103 为规范组织体系文件起案与管理的内在统一，建立本指南书。 4.1 文书的起案： ■ 文书的定义：以形态或以再生手段存在的所有可表现行为的（字、画、影像 ★文书字体大小： 2006.2.27 2009.4.18 ★文书页面设置： 横向A4纸页面设置： 纵向A4纸页面设置： ★文书基本样式： 文书起案与管理指南书 文 件 编 号 WI 420103 制 定 日 期 2006.2.27 改 定 日 期 2009.4.18 版 次 B0 1.适用范围 2.目 的 3.职 责 4.内 容 ■ 文书的定义：以形态或以再生手段存在的所有可表现行为的（字、画、影像 、声音、雕塑、照片等) ■ 文书的技能：通顺的语言表达、有效的业务处理、可行的资料保存。 ■ 作成时机： 内容复杂，没有文书很难处理的业务； 需要把内容特别表现出来时； 内容用语言无法充分表达，需要用文书表达时； 一贯性的在办公处理所需的文书时以文书形式需要保留的办公根据或其结果 的证明资料； 处理的结果或记录需要保存一定时间或相当时间时。 ■ 文书起案方法(思维程序）： ★文书：5W 1H原则 Why——为什么干这件事？（目的）； What——怎么回事？（对象）； Where——在什么地方执行？（地点）； When——什么时间执行？什么时间完成？（时间）； Who——由谁执行？（人员）； How——怎样执行？采取那些有效措施？（方法）。 注：预想-（结果及事后问题） 强调事项要特别醒目 现象，问题点，原因分析 5W+1H +预想在前页，说明资料在后页 尽可能的以数值化的Data分析 再次考虑一下对方的立场 ★line: 最终决裁者的决定/判断对信息的要求？--在前页表现 尽可能的以编号细分化，可供选择 Back Data要明确，尽可能不要遗留疑问 如果我是决裁者，我想知道什么？ 文件编号方法 WI 420101 具体编号方法 6.文件发放编号 7.备 注 改 定 根 据 担当 检讨I 检讨II 检讨Ⅲ 承认 青岛锦鲜化工 1/3 三级体系文件一般样式（如下图) 注释：★上图为三级管理性文件样式，通常需要添加锦鲜标志、文书名称、文 件编号、制定日期、改定日期、版次、适用范围、目的、职责、内容、 公司名称（标志+青岛锦鲜化工）及页码等项目； ★技术性文件对（适用范围、目的、职责、内容、）样式一般可按照工 程名称自行设计。 点的要求设计及使用，即1：0.618的比率。 四级体系（表格）一般样式（如下图) 注释：★上图为四级表格样式，通常需要添加表格名称、NO、记录编号、版次 公司名称（标志+青岛锦鲜化工）及保存年限等内容，具体位置见上图， ★本公司标志使用管理：标志的长度及宽度的管理一般要符合黄金分割 并存档于品保科统一管理； ★其他内容的每次修正必须填写《文件更改申请单》决裁后进行更改 特记： ★文件的决裁栏位置不做特殊要求，各部署可根据文件的内容做调整。 ★本规定体系文件中质量手册（一级）及程序文件（二级）样式以现有 受控样式进行管理。 强调事项要特别醒目 、声音、雕塑、照片等) ■ 文书的技能：通顺的语言表达、有效的业务处理、可行的资料保存。 一贯性的在办公处理所需的文书时以文书形式需要保留的办公根据或其结果 的证明资料； 处理的结果或记录需要保存一定时间或相当时间时。 ■ 文书起案方法(思维程序）： ★文书：5W 1H原则