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T+业务管理操作手册.doc 18页

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一、采购相关业务 流程图: 请购单——〉采购订单——〉采购入库单——〉进货单——〉采购发票——〉付款 1、正常采购: 1)企业根据部门内实际请购、根据预测、根据门店要货或销售产生的需求分析等,结合请购单、要货单、采购分析、销售订单、目前的库存量以及销售预测等因素,制定采购计划; 2)根据制定的计划,在系统中可以手工填制“请购单”,也可以根据销售订单或采购需求分析,生成“请购单”,主管审核; 3)根据制定的采购计划,在系统中可以手工填制“采购订单”,也可以根据销售订单、请购单、采购需求分析,生成“采购订单”,主管审核。 4)采购员将审核过的采购订单打印或导出文件,通过传真或电子邮件等方式传递给供应商; 5)供应商按采购订单准备货物,并按照要求发货; 6)企业核对并检验所采购的货物,验收入库(验收入库时,可采用扫描枪,扫描存货的条码); 7)根据采购订单号,生成采购入库单; 8)审核并打印“采购入库单”,签字后一份给供应商做结账凭证,一份留底备查,一份财务报销; 9)货物收到入库后,供应商将开具发票或收据。收到发票或收据以后,企业人员将发票与“采购入库单”进行核对存货以及存货数量,核对正确以后,采购员、库管员在发票上签字,并把发票和采购入库单送到财务; 10)采购过程中发生的运费,如果需要同采购单据同单显示的话,可以在采购单据上录入“劳务费用”属性的存货行,用来记录运费。劳务费用行金额可正可负,支撑不同场景;如果不需要同采购单据同单显示的话,可做“费用分摊单”,将费用分摊到相应入库单; 11)配比采购或请购单流转到采购订单后,可按存货档案的默认供应商自动将采购订单拆单保存,以解决自动将货物按默认供应商采购。 操作: 1)采购需求分析: 采购员在【采购管理】中,可根据销售订单或预测单的需求情况,通过分析现存量,进行填制采购需求分析,完成后根据采购建议生成采购订单。 2)请购单: 采购员在【采购管理】中,通过手工录入或选销售订单生成请购单,请购人、存货、数量为必填项,完成后由采购主管审核。 3)采购订单: 采购员在【采购管理】中,通过手工录入采购订单,也可以引用销售订单、请购单、采购需求分析、要货单等,生成采购订单,供应商、存货、数量、单价为必填项,完成后由采购主管审核。请购信息由不同的供应商供货的情况,可由采购订单的“分单保存”处理。 订单上的订金可以手工在表头上录入,订金子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。 4) 采购入库单: 当供应商送货到企业,库管人员根据采购订单,在【库存核算】中生成采购入库单。如无采购订单,可以直接填写采购入库单。业务类型、供应商、仓库、存货、数量为必填项。库管人员点验货物后,依实际情况修正存货、数量,主管审核采购入库单。 5)进货单: 收到供应商开具的发票或收据时,采购员进入【采购管理】中,根据采购订单或采购入库单选单,生成进货单,业务类型、发票类型、供应商、付款方式、存货、数量、单价为必填项。采购主管审核进货单。 若进货单立账,进货单与入库单核算确定损耗数量,并确认采购的实现,形成应付账款。 结算方式为“全额现结”时,表头的现结金额自动计算(整单含税总额-使用预付),而且可以手工在表头上录入,现结子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。 6)付款单: 实际付款时,财务人员在【业务往来】中,录入付款单,并选择立账单据进行核销处理。结算金额录入后,点击“分摊”,自动分摊到核销单据中。 7)采购发票: 若进货单立账,采购发票只起到记录、保存作用,数量可以超过来源单据的可开票数量;若采购发票立账,采购发票起到确认应付账款、核算确定入库成本并确定损耗数量、与往来单位核销等作用,不可以超过来源单据的可开票数量开票。 红蓝对冲开发票的业务,可以通过选择红、蓝进货单来合并开票处理。 2、采购退货: 1)企业针对使用或存放中发生质量问题的存货,以及商业企业中滞销商品,进行退货处理; 2)与供应商协商退货,同意后准备退货; 3)将退货存货发给供应商; 4)供应商接收货物; 5)企业填制并审核“采购退货单”或红字的入库单; 6)打印“采购退货单”或红字入库单,请供应商签字,一份给供应商作为结账凭证,一份留底备查,一份财务做账用; 7)供应商根据实际情况开具红字采购发票,或者进行补货。 操作: 1)红字采购入库单: 当供应商同意退货,库管员根据采购订单生成业务类型为“采购退货”的采购入库单,如无采购订单,可直接填写红字采购入库单,主管审核; 2)退货单: 分两种情况: (1)供应商根据退货情况开具红字发票 收到供应商的红字发票时,采购人员进入【采购管理】中填制业务类型为“采购退货”的退货单,可以引用进货单或者入库单生成,同时进行核算。采购主管审核退货单。 (2)供应商接收退货后直接送新货给企业 采购人员进入【采购管理】中填

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