球会系统借款及费用报销流程电子化方案.ppt

球会系统借款及费用报销流程电子化方案 高尔夫球会系统 财务中心 资讯管理与技术部 2010年11月18日 提纲 背景与目标 操作指引-总则 操作指引-《费用支出审批单》 《费用支出审批单》样例 操作指引-《借款及费用支出审批单》 《借款及费用支出审批单》样例 《费用支出审批单》流程 《借款及费用支出审批单》流程 与财务NC系统接口 财务人员操作指引 1、背景与目标 集团房地产系统、酒店系统、时兴公司已于2009年5月开始陆续启用财务借款及报销电子流程，经过1年半的运行已较成熟，提高了审批效率、执行性、可控性 参照《高尔夫球会财务审批权限(2010版)》，计划从2010年12月1日起，将 “资产处理及其他”除外在OA系统内启用相关电子流程 计划从2010年12月1日起取消报销款项的现金支付，实现银行划账 2、设计方案-总则 经公司研究决定，现根据费用报销流程类别，在OA系统搭建《费用支出审批单》及《借款及费用支出审批单》(合并以往借款及后续报销两个独立的纸质流程) 费用报销范围：《高尔夫球会财务审批权限(2010版)》，“资产处理及其他”除外 流程发起权限：球会系统所有已开通OA系统帐户的人员 3、操作指引-《费用支出审批单》 流程适用范围：没有借款的“报销” 的审批 报销类别 ： 制度性1 ：手机话费、房屋租赁费、车辆费用、出差考察费 制度性2：结婚礼金、生育礼金、住院慰问金、丧葬慰问金、住房公积金、社会保险金、防暑降温补助、其他 制度性3：员工体检费、企业文化经费、办公室清洁费、水电费、办公室通讯费、宿舍租赁费、宿舍水电费、宿舍清洁费、宿舍维修费、宿舍配套用品、宿舍其它费用、员工伙食补助费、饭堂菜金、饭堂水电费、饭堂清洁费、饭堂维修费、饭堂物耗品、开工利是 一般报销：接待费、住宿费、车费、机票、船票、员工餐费、电话费、邮寄费、路桥费、停车费、油费、车辆维修费、餐费、办公费、营销零星费用、维修费(车辆维修除外)、培训费、其它 经营性：专卖店商品、经营性维修材料、经营性材料、代收代支费用 税费1：各种税费、金融机构费用 税费2：证照年审费、汽车养路费、汽车年审费、汽车年票、车船使用税、餐饮检验费、汽车保险费 业务费(无发票情况) 一般报销-有财务审批权限人员：有“财务审批权限”人员本人接待费、差旅费报销 3、设计方案-《费用支出审批单》(续) 填表人员请在OA系统点击“审批流程”“新建流程” “借款及报销类” 《费用支出审批单》，按以下指引要求完成并发起流程 同一电子表单只能申请一个类别的费用报销 有“财务审批权限”人员本人的接待费、差旅费，即使报销金额在其审批权限内，也需要由其上级领导审批。请在电子表单中的“报销费用类别”中选择“一般报销-有财务审批权限人员” 如果申请超额报销（须填写人以相关制度费用报销标准判断），必须在“是否超出报销标准”中选择为“是” 1500元(人民币)以上的“一般报销”，除了将相关发票在《原始凭证粘贴单》中贴好，然后扫描成一个PDF格式文档并上传到相应的电子表单 如果所使用的扫描仪不支持直接生成PDF格式文档，请先扫描成一个或多个JPG图像格式文档，然后使用电脑自带的Cute PDF或PDF Creator软件“打印”转换成单一的PDF格式文档 3、设计方案-《费用支出审批单》(续) 报销人发起电子流程时，需同时将相关发票在《原始凭证粘贴单》中贴好后且写上电子表单左上角的“单号”，并于当天递交所在项目财务部门 如代其它项目报销的费用须按每个项目填写一张独立电子表单 流程发起后先由业务部门内部审批，完成后才流向“财务核准人”作财务核对； 当费用需要分摊时，包括但不限于如：同一发票多人付款(含跨部门、跨项目)；跨部门、跨项目同一笔费用一人付款等，请注意以下填写要求： 按费用付款人(即“报销人”)、“费用归属公司”、“一般报销项目”(“一般报销”类别)作为拆分原则，每笔在“明细栏”中填写为一行，必须在“用途或原因”栏目填写跨部门发生费用明细 报销人的部门负责人审核时可以通过OA系统中的“沟通”、“转办”等功能征询跨部门相关负责人的意见以便核实情况。 4、《费用支出审批单》样例1 制度性-手机话费 4、 《费用支出审批单》样例2 一般报销 4、 《费用支出审批单》样例3 一般报销-有财务审批权限人员 5、操作指引-《借款及费用支出审批单》 流程适用范围：涉及借款及后续报销的审批 可借款类别(与报销类别一致)： 制度性2：住院慰问金、丧葬慰问金、住房公积金、社会保险金、防暑降温补助、其他 制度性3：员工体检费、企业文化经费、办公室清洁费、水电费、办公室通讯费、宿舍租赁费、宿舍水电费、宿舍清洁费、宿舍维修费、宿舍配套用品、宿舍其它费用、员工伙食补助费、饭堂菜金、饭堂水电费、饭堂清洁费、饭堂维修