会计档案卷格式(文本).doc

会计档案卷格式 （1991年9月2日江苏省档案局、江苏省财政厅发布） 1．引言 1．1为了加强机关档案工作的业务建设，推进机关档案规范化、标准化的配套工作，不断提高机关档案的管理水平，更好地为机关工作服务，根据财政部、国家档案局1984年制发的《会计档案管理办法》的管理原则，特制定会计档案案卷格式。 1．2本标准适用于我省各级行政、事业单位会计档案保管部门，各企业，团体等单位的会计档案案卷格式，可参照本规范格式执行。 2．会计档案卷格式 会计档案卷格式包括案卷的装具格式、卷内备考表、会计档案案卷目录、会计档案移交清单、会计档案销毁清单格式。按照会计凭证、会计报表、会计帐簿三种类型分为两种装具格式，一种是卷盒，用于会计凭证；一种是硬卷皮，用于会计报表；会计由簿不另加装具，但需中贴规定封面。 2．1卷盒格式 2．1．1卷盒外形尺寸： 封面尺寸采用长×宽为230㎜×125㎜，其厚度可根据需要分别设置30㎜、40㎜或50㎜的规格（见附图一）。 2．1．2卷盒封面格式 卷盒封面项目包括：立档单位、时间、本月共××册、本盒是第×~×册、凭证自×号至×号、共×张、保管期限、财会主管、立卷人、全宗号、目录号、案卷号。各项目具体位置、尺寸（见附图二）。 2．1．3封面项目的填写方法 2．1．3．1立档单位：形成档案全宗的单位。填写立档单位必须用全称或通用的简称。 2．1．3．2时间：卷内凭证材料所属的起止年月。 2．1．3．3册、号、张数：案卷要填写总册数和记帐凭证号的起止号数、张数。 2．1．3．4保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。2 2．1．3．5全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 2．1．3．6目录号：全宗内会计档案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 2．1．3．7案卷号：目录内案卷的顺序号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 2．1．4卷脊标签：会计档案卷脊采用条形标签，保管期限红色为永久，蓝色为定期，其项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、凭证号（见附图三a）。 2．1．5会计凭证的记帐凭证本采用梯形标签，红色为永久，蓝色为定期。其填写项目包括：类别、目录号、案卷号、保管期限（见附图三b）。 2．2硬卷皮格式 2．2．1硬卷皮外形尺寸： 硬皮设封面和封底。其封面和封底采用长×宽为285㎜×210㎜的规格（见附图四）。 2．2．2硬卷皮封面项目的填写方法 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、会计处理号、全宗号、目录号、案卷号，各项目录具体位置、尺寸（见附图五）。 类目名称：指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应统一的分类，并应保持分类体系的稳定性。在此标准中，类目名称系指会计报表。 会计处理号：会计部门的归档号。 其它项目填写方法同卷盒格式，件、页数系指案卷要填写的总件数和总页数。 2．2．3报表内备考表格式、项目及填写方法同文书档案卷内备考表，其纸幅尺寸采用长×宽为265㎜×190㎜的规格（见附图六）。 2．2．4卷脊标签：同卷盒卷脊标签（见附图三a） 2．3会计帐簿的案卷格式 2．3．1订本帐簿维持原装原封，须在原硬帐簿夹封面上加贴规定封面，活页帐应装订成册，再加贴规定封面，其纸幅尺寸采用长×宽为120㎜×80㎜的规格（见附图七）。 2．3．2帐簿封面项目的填写方法 封面项目包括：全宗名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、会计处理号、全宗号、目录号，其填写方法与卷盒及硬卷皮封面填写方法相同。 2．3．3卷脊标签：同硬卷皮卷脊标签（见附图三a），在离卷脊底边20㎜处粘贴。 会计档案卷各部分的排列格式 3．会计档案卷各部分的排列格式 3．1凭证封面（卷盒）——会计凭证——封底（卷盒） 3．2报表案卷封面——报表——卷内备考表——案卷封底。 3．3帐簿封面——会计帐页——帐簿封底。 4．会计档案案卷目录格式 4．1会计档案案卷目录封面用纸幅面尺寸采用长×宽为265㎜×196㎜的规格（见附图八）。 4．2会计档案案卷目录用纸幅面尺寸与档案案卷宗目录封面尺寸相同，其项目包括：L案卷顺序号、案卷题名、起止日期、卷内张数、附件张数、凭证号码、保管期限、备注（见附图九）。 5．会计档案移交清单格式 5．1会计档案移交清单用纸幅面尺寸采用长×宽为265㎜×190㎜的规格（见附图十）。 5．2会计档案移交清单项目包括，当年移交的会计凭证、会计帐簿（册）、会计报表的总卷数、财会部门移交人签字和档案部门接收人签字、年、月、日。 6．会计档案销毁清单格式 6．1会计档案销毁清单用纸幅面尺寸采用长×宽为265㎜×190㎜的规格（见附图十一）。 6．2会计档案销毁清单项目包括：本清单共销毁会计凭证、会计帐簿、会计报表的总卷数、制单人、批准人、监销人签字、年、月