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档案管理方案 一、归档内容 1、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2、公司会议原始记录、纪要和决定、通知通报、机构调整、任免、奖惩等。 3、公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。 4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议纪要。 5、与其他企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6、公司各部门的发文。 7、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验。 8、外部各机构直接发送给公司各部门的抄送信件。 二、归档 1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，追回归入。 2、案卷标题要简明准确、按部门、大类、小类分类，先以部门分类，再依案件性质分大类，最后同类中依序分若干小类。 3、每一档夹封面内首页设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，以每案一个“目次”编号为原则。 4、档号的表示方式 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2 其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。 5、档案各级分类赋予统一名称，应简明扼要。 6、各级分类、卷次及目次的编号，均十进制，以阿拉伯数字表示。 7、将所有分类各级名称及其代表数字编号、编制成档案分类编号表，以便查阅。 三、保存期限 1、永久保存：公司章程、股东名册、组织机构及管理制度、董事会及股东会记录、财务报表、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图等。 2、10年保存：预算、决算书类以及会计凭证、计划资料等。 3、5年保存：期满或解除的合同等。 4、一年保存：结案后无必要保存的文件资料。 四、调卷要求 1、因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经部门主管核准后方可调阅，在现场借阅，不填“调卷单”。 2、管档人员按调卷单提取档案，在调卷单上注明借出日期。 3、档案归还时，档管人员应认真核查，确认无误后，将档案归入档夹。 3