源于Access数据库审稿单Word模板的创建.pdfVIP

第23卷 第 3期 青 岛大学学报 (工程技术版 ) VoI_23No．3 2008年 9月 JOURNALOFQINGDAOUNIVERSITY (ET) Sep．2008 文章编号 ：1006—9798(2008)03—0054—04 源于 Access数据库审稿单Word模板的创建 黄 松 ，赵 洋 (青岛大学学报编辑部，山东青岛266071) 摘要：为使期刊编辑能直接使用稿件管理系统中的数据资源制作审稿单，并使编辑和审 稿专家更加简便快捷地使用审稿单，以避免重复工作及浪费已有资源 。基于 OfficeXP 中Access，Wood及 Excel的一些实用及高级技巧 ，创建了源于 Access数据库的审稿单 Word模板 。使用该模板，可将Access数据库 中的稿件信息直接写入审稿单；可使送审 日 期和要求审毕 日期 自动生成；可让审稿专家通过点击 ，完成 “是”的选择。 关键词 ：编辑部办公管理系统 (BJB—OMS)；期刊编辑 ；审稿单模板；OfficeXP 中图分类号 ：TP391．13；G202 文献标识码 ：A 每一个期刊编辑部 ，都有 自己固定的审稿单格式 。但无论什么格式 的审稿单 ，都必须包括 3个部分 ，即 固定的文本、编辑需填的内容及要求审稿专家填的项 目。其 中，编辑所填的内容通常为：专家姓名和称谓，稿 件编号、来稿 日期及稿件题 目，责任编辑签名、送审 日期及要求的审毕 日期 。其 中，稿件编号、来稿 日期、稿件 题 目及责任编辑名在收到稿件时已登记在稿件管理的数据库系统中。尽管各编辑部都在使用 电子审稿单， 其中一些还进行了特殊 的设计_1]，但本可直接使用的数据库 中已存 的稿件信息常常还是编辑键人 ，造成重复 工作 ，既浪费已有的资源又浪费时间。此外，在审稿单中，按科技论文的基本要求_2]，审稿专家应填写一些选 择性的审查项 目、具体的审稿意见及专家的相关信息。 目前 ，很多刊物的电子版审稿单 ，都考虑了如何让专 家更便捷地进行选择及填写内容。如，提示专家在选择项后输入符号 “√”；提供窗体域中的复选框按钮 ，让 专家直接单击 ；提供 VisualBasic控件工具箱 中的复选框按钮 ]让专家直接单击。显然，从人性化 的角度 ， 让专家在选择项后直接单击是一个很好的方法 。但单击窗体域中的复选框按钮显示出的是一个 “×”号 ，显 然不适合作为肯定的意见；Word2002文档中若放置 VisualBasic控件工具箱 中的复选框按钮 ，则打开该文 档时会告知文件中包含宏，并要求选择是否启用该宏，显然，这样的文件不适合发送给专家。 作者从编辑及审稿专家双重 的角度出发 ，充分利用 了OfficexP中Access，Wood及 Excel的一些实用 及高级技巧，创建了基于Access数据库的Word审稿单模板 。该模板，利用Word内置模板 中的复选框按 钮 ，避免了窗体域及 VisualBasic中的复选框所带来的问题 ；利用 Excel的计算功能及 Word的插入功能，使 送审 日期和要求审毕 日期 自动生成；通过 Access数据库查询 、窗体及宏的建立 ，并通过 VisualBasic程序代 码 ，实现了将Access数据库 中的稿件信息直接写入审稿单。 1 应用Word[4]创建带窗体域和选择框的审稿单模板 首先在Word2002中，以“通用模板”中 “信函和传真”选项中的 “专业型传真”为模板，新建一文档。然 后，至少保留一个复选框 “口”，将其它文字均删除，取而代之的是审稿单的必要信息。 1．1 针对编辑需填的项 1) 单击 【视图】I【工具栏】I【窗体】命令，调出 “窗体”工具栏。将光标放在 “编辑签名”的位置上，单击 “窗体”工具栏上 【文字型窗体域】按钮，插入一个文字型窗体域 。为清楚起见，单击 “窗体”工具栏上的 “窗体 域底纹”按钮，使创建的窗体域被明显表示出来。接着，在 “稿件编号”、“收稿 日期”及 “标题”处，依次插入一 收稿 日期 ：2008—06—12 第 3期 黄 松 ，等：源于Access数据库审稿单 Word模板的创建