船舶通讯管理规定(草案).docVIP

船舶通讯管理规定（草案） 目的： 为确保公司及时掌握船舶动态和管理信息，保证船岸通讯畅通，确保内容正确无误，及时对船舶提供岸基支持，公司给船舶配备了手机和无线网卡，特制定本规定。 一般要求： 手机和无线网卡由船长管理使用，所有通讯必须通过船长确认发送。船长须根据通讯的紧急和重要程度来选择适当的通讯方法。 通讯手段有电话、短信、电邮、QQ等。 紧急事件必须首先电话通知，然后通过电邮、短信等报告详细情况。 所有的声明/文书/报告必须适当和准确并及时邮件报告公司。如需附件发送的可用图片或扫描形式。 （1） 所有的通讯必须简练，实事求是，包含相关的信息； （2） 不要使用非标准的缩写； （3） 通讯中应清晰表明船舶的名称和报文主题。 和公司或其他单位的口头/QQ/电话上的重要业务通讯后,船长须作电话记录并书面确认。 和公司通讯 船长须熟悉并执行公司要求的相关报告及要求,若有任何疑问必须设法澄清。 和港方或代理等第三方通讯 和港方或代理等第三方通讯应保持简洁明了, 并注意保护船东和公司的权利和利益，所有报文需抄送公司； 如果船长认为港方、代理或装卸工等等的要求或行为违反规定或对船舶、货物造成或可能造成损害时，应马上给港方、代理或装卸公司书面的通知，并抄送公司； 船长收悉公司的航次指令后，应立即予以确认； 所有与第三方的通讯均应抄送公司总信箱。 和新闻单位通讯 未得到公司的允许，不可将船舶,货物,船员的相关信息提供给新闻单位。 1．与公司的电邮、电话等通讯 船岸日常通信主要使用无线网卡通过INTERNET以E-MAIL的形式进行，并使用公司规定的标准格式。 在海上航行无网络信号时可经海岸电台转接相关部门或人员电话；遇紧急情况通过移动电话或以其他任何可能的通讯方式与岸基人员取得联系（若属于SMS应急反应程序所标识的紧急情况时，则按应急反应程序所规定的船岸联络方式进行），需在相应日志中记录； 如通过手机联系应尽可能压缩通话时间，船长应保持手机24小时开机，并将手机的通话保持功能打开； 当3G网络无法使用时则可以短信形式报告。 2．报文编号 除船舶动态报外的其它所有船岸报文应按部门及年度连续编号，以便船岸双方对报文进行规范管理并能及时发现遗漏或错误邮件报文； 电邮通信时，报文编号应反映在主题行。(船岸邮件里的船名及公司各部门应采用公司规定的缩写，如“炜伦208”写为“WL208”，“炜伦10号”写为“WL10”，“硕隆1”写为“SL1”) 发往港方或代理等第三方的报文须用船舶中文全名。 江苏炜伦航运股份有限公司各部门缩写和邮箱地址： 总邮箱：WLHY weilunshipping@163.com 船管部：WLM ? wlhyjwb@163.com 船舶技术/备件/物料/油料/体系报表等 航运部：WLS ? wlhyhyb@163.com 航运/保险/代理等 船员部: WLC ???wlhycyb@163.com 船员、工资、考勤、财务等 海务部：WLMM wlhyaqb@163.com 海务安全及图书资料申请/体系文件等 3．报文标题 以下是船舶动态报文标题的缩写：（本类报文在邮件标题行加报文标题缩写后直接发送公司总信箱） 正午船位报－ NR 抵港等泊报－ AR 继续等泊报－ WB 靠泊报 — BR 在港日报 — OR 航次结束报– ER 离港(锚地)报告 – DR 船舶维修保养、备件、物料及设备故障修理问题等报文标题：（本类报文在主题行编号并加简要主题后发船技部并抄送公司总信箱）。如炜伦208发到公司船管部，写为“WL208-WLM”再加上编号，如2012年发到公司船管部的第18份邮件（内容：第1季度 物料备件申请单），即写为“WL208-WLM-12018 第1季度 物料备件申请单”。 有关船员问题的报文标题：（本类报文在主题行编号并加简要主题后发船员部并抄送公司总信箱） 其它报文标题：（本类报文视涉及部门在主题行编号加简要主题后发送至相关部门并抄送公司总信箱） 4．报文收发 船舶无论在港或海上航行，都需将QQ挂在线上（除非无网络信号），需每日0700时、1200时和1600时上网接收邮件一次。如有急需发送的邮件，可以适时发送。如非紧急邮件，可以在上述时间段发送（0700时和1600时仅发送船位报的第1、2、3、4、13项）。 发送电文注意以下情况: a)不要发送EMAIL到岸基员工的个人邮箱，如发送也要抄送公司总邮箱； b)回复邮件时应根据船岸发送邮件记录重新编号后发送。 c)发送公司或船舶的附件压缩后发送； d)发送相片等大附件资料时，应对相片等大附件进行预处理后发送； e)为邮件便于查