海南经贸职业技术学院档案收集归档工作规范.docVIP

海南经贸职业技术学院档案收集归档工作规范 为规范我院档案收集归档工作，确保档案集中统一管理和高效利用，根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《高等学校档案管理业务规范》，特制定学院档案收集归档工作规范。? 一、档案收集归档工作的原则 1．学院各职能部门在招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属收集归档范围。分为党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、实物类、声像类十一大类。 2．学院档案实行由档案室集中统一管理体制，确保各类档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用。学院各职能部门中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照学院档案室有关规定，及时办理归档手续，任何单位和个人不得据为己有。 3．各职能部门要明确一名领导分管本单位的档案工作，并指定一名专（兼）职档案人员，负责本单位档案材料的收集、整理、归档工作。部门分管领导要督促检查指导本部门档案人员档案材料的形成积累、整理归档工作，要求其他人员及时将工作中形成的归档材料向本部门档案人员移交，确保收集渠道畅通。 4．各职能部门应实施“三纳入”、“四同步”，即将档案工作纳入本部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，确保各项工作活动中形成全面系统完整准确规范的档案材料。 5．学院重大专项活动、重大基建项目等各类专项工作活动必须由承办单位指定专人负责档案材料的收集整理归档工作，确保档案的齐全完整准确与安全。 6．各职能部门分管档案工作的领导及专兼职档案人员要保持相对稳定，如有人员变动，要及时做好工作交接，确保档案工作正常运行。 二、档案收集归档范围的确定 （一）归档文件材料的确定 1．归档的档案材料必须对学生、学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。 2．归档的档案材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要求齐全、完整、准确、系统，文字图像清楚，且签字盖章手续齐备。 3．归档的档案材料必须真实反映学校各部门职能活动的全过程，即各部门完成的当年工作任务均应该有相应材料佐证，包括文字、照片、表格、图像等材料，要求完整、准确、系统。 4．归档的档案材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。对于某项工作活动，整件事情形成的成套材料必须配齐。 5．归档的档案材料必须纸质版和相应的电子版、照片、实物等同步归档。归档的电子档案要保证其内容的真实性和有效性。 6．归档的档案材料统一使用A4规格的办公用纸（专业特殊要求的除外，如会计凭证、基建图纸等），大于A4且无字迹的应裁边，有字迹的要折叠。 7．归档的档案材料原则要求使用激光打印机打印，如需要手写，只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写，禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。针式打印机、喷墨打印机打印的材料不能存档，传真件、复写件材料不能直接存档，必须复印在A4纸张上存档。 （二）归档的主要内容和重点 1．归档的档案材料主要内容包括党务政务、组织人事、纪检监察审计、财务管理、宣传统战、工会、招生就业、教学管理和教学实践、科研管理和科研项目、学生管理、团委、后勤服务、安全保卫、社会服务、基建项目管理和项目建设、仪器设备购买、报纸出版、外事活动、档案图书系统的内容，具体范围见学院下发的《档案归档范围及保管期限表》。 2．归档的重点以本校职能部门形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学院指令性、指导性的文件为主。 三、档案部门积累和归档流程 （一）形成积累 1．学院党政办公室、组织人事处、纪检监察处、计划财务处、宣传统战部、工会、招生就业办公室、教务处（各系部归档材料由教务处统一归档）、科研处、学生工作处、团委、后勤处、保卫处、社会服务部、实训中心、图书馆均属归档单位。 2、每一个归档单位的兼职档案员，在平时应严格按照《档案归档范围及保管期限》的规定，做好本部门档案材料的收集工作，根据类目名称分类整理。 （二）归档材料分工 1．国家、省市主管部门下达的文件材料，综合性的，由党政办归档，专业性的或具体业务性的，需要部门承办的，则由承办部门归档。 2．以党委、学校名义的发文，由党政办收集归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门收集归档，重要的也应两份以上。 3．党委和学校召开的代表大会、办公会等所形成的材料，由党政办收集归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位收集归档。 4．校内各单位向党委、学校的请示报告及相应的批复，由各单位收集归档。 5．两