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企业管理 浅谈企业备用金管理 张艳平 深圳士瑞克东南科技有限公司 广东 深圳 518036 【摘 要】备用金是流动资产的重要组成部分,是企业财务管理的一项重要内容,如何科学、有效的管理企业备用金,对于企业发展有十分重要的意义。本文浅析了备 用金管理存在的问题及对如何管理作了相应的阐述。 【关键词】备用金 管理 措施 笔者公司主要是经营金融设备的技术维护,在全国各地设有非独 对每一分公司每一笔备用金要有对应的唯一责任人, 负责备用金的日 立核算的分公司二十三个,服务网点一百六十个,几乎遍布全国的各大 常使用及保管。每年至少培训一次管理专员的职业操守和业务规 省市。在这样的架构下, 如何提高总公司对分公司的管理效率及减轻 范。让管理专员要有正确的态度,秉承严格、谨慎、认真的态度,综合 内控风险？公司采用高度集中的业务管理体系,所有业务由总公司洽 运用各种审核技巧 、方法对审核的项目负责。同时管理专员要有资 淡,合同由总公司签署,发票由总公司开具。鉴于公司的业务模式,对应 金安全意识,能够及时分析、掌握、规避风险,严格按照备用金内控制 的资金管理体系也高度集中,劳务货款的收取全部集中在总公司,大额 度执行。 支出也由总公司统一支付,只分配给各分公司一定额度的备用金,用于 3 、合理确定备用金的限额。对确需储存备用金的分公司, 应根 经常性发生的运营费用 、行政费用、员工社会保险等开支。 据当地业务量及每月份报销状况,采用适中的原则,合理确定储存备用 随着业务量的增长,各地备用金额度随之增加,备用金总额度占公 金的限额。每月各分公司根据实际情况,列支备用金使用情况表,财务 司流动资金的20%左右。管好用好备用金,有利于提高资金的利用率, 部逐项核查分公司手上现金 、银行存款及已付未报销费用。根据分 有效控制资金的占用, 保证资金的安全, 加速资金的周转, 降低资金成 公司的业务情况的变化,及时调整限额。对不再具备储存备用金条件 本 。 的分公司,应将原借支备用金金额,及时返还财务部,避免公司一些不必 要的资金占用。 一、备用金定义 4 、完善费用报销制度。各分公司应根据业务性质, 按规定用途 备用金系为满足各分公司、区域总部及总公司职能部门员工日 及时报账。（1 ）对不及时报销和归还借款的人员, 备用金管理专员 常工作需要,长期由其周转使用的现金。备用金使用范围包括:分公司 要及时催要,对多次催要无果的, 由财务部出具书面限期清理通知,经领 经常性发生的运营费用、行政办公费用、员工社会保险等。非经常 导批准后直接从工资中逐月扣除,对旧账不清又借新款的人员,一律不 性的临时开支所需资金,通过单项借款解决,不在备用金使用范围内。 予再借,使不合理占用备用金减少。（2 ）分公司和个人领用备用金, 经常性发生是指连续3个月经常发生,且预计在今后至少6个月内仍将 要严格按规定用途使用,财务人员对随意变更用途、随意扩大在开支 经常发生的费用。 权限的现金,有权不予报销。对擅自挪用备用金的行为,要报公司领导, 根据情节追究相应的责任。（3 ）员工离职时, 务必核查借支备用金 二、企业备用金管理存在的问题主要表现在以下 情况, 还清借款后再办离职手续。 几个方面 5、年底核销备用金制度。备用金挂账很容易形成呆账、坏账,增 1 、备用金额度的分配不适 加企业收回资金的难度。为防止备用金因时间的积累而发生纠纷,分 如何设置备用金的额度是一门学问,额度