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如何组织一次成功的志愿者活动 王忠平 和众泽益志愿服务中心 最近，很多企业都成立了企业志愿者协会，有很多企业员工也成为了志愿者协会的管理 层和骨干力量，也就意味着需要这些志愿者来组织和协调志愿者活动。但是在实际操作中， 我们发现很多志愿者都遇到了挑战，因此很有必要就如何组织一次成功的志愿者活动和大家 来分享。 一般来讲，组织一次志愿者活动分为8个步骤： 1，了解员工需求，结合公司战略 很多企业经常遇到的问题是每次活动招募不够预先设计的志愿者数量，其实很大的问题 就是没有结合员工的需求和兴趣。志愿者活动的基础是员工，所以没有基于员工的需求设计 出来的活动是不合理的。根据和众泽益志愿服务中心多年的经验，每个企业的员工偏好非常 不一致，甚至一个企业在不同城市的偏好都不一样。因此，对员工需求的清晰、准确了解， 是设计和组织志愿者活动的第一步。 同时，在设计志愿者项目的时候，还应考虑项目是否与企业关注一致。项目应尽量贴近 公司的优势和资源，并且最好与已有的公益项目相结合，这样不仅对于打造企业的品牌志愿 服务项目非常有帮助，还可以做到共赢。 2，发现服务对象，寻找合作伙伴 当了解了员工需求后，对于没有志愿服务经验的企业来讲，一下就想找到合适的志愿服 务基地是很难的，特别是在目前诸如北京、上海等大城市，常规的诸如养老院、福利院等往 往都是人满为患的；或者是你直接联系服务基地会遭遇到不信任的尴尬情况。 在这个方面，要发动一切可以动员的力量，比如员工。很多企业的员工或许已经通过其 他途径做过一段时间的志愿者，通过这些志愿者就能找到合适的志愿服务基地；或者从网络 搜索等。需要特别强调一点的是，中国公益组织的发展层次不一致，很多机构的能力不一定 能满足企业的需要，而对于活动的策划和组织来讲，合作伙伴的选择至关重要，建议可以找 一些专业的平台型的组织来咨询和获得支持。 3，实地探访，确定合作伙伴和志愿者服务基地 确定合作伙伴后，实地的探访必不可少。不管沟通的如何顺利，要在确定和策划活动前 去现场看看。根据笔者多年志愿服务的经验，如果事先不去现场探访，有可能出现大的问题。 比如看看服务基地的交通条件，看看服务对象是否有特殊的需要等。 实地探访时最好拍摄大量的照片，在活动前为志愿者做培训的时候将会有很大的帮助。 4，设计活动方案 活动设计越细致越好，一般包括： l 为什么做这个活动？活动有什么产出和必要性？ l 什么时候做？周末？ l 做什么？探访、陪护、外出、授课、联欢…… l 需要多少志愿者？要明确每个志愿者的岗位和职责 l 确认活动流程各时间点和内容 l 预算是否可行？ 比如设计肢体残障人士活动的时候，要考虑到群体的特殊性，活动时间的设计需要更加 的充分。 5，招募志愿者 在招募志愿者环节，一些辅助的设施非常有帮助： l 平实且富有感情的招募信，不能太感性，否则容易让志愿者期望太高。 l 一般的中小型志愿者活动在活动前两周开始招募就可以，大型的志愿者活动需要一 个月左右的时间招募。 l 适当鼓励带家人朋友参加？这点必须要在招募函中有说明，不是所有的活动都适合 带家人出来的，或者是限定参加家人和朋友的年龄，比如一些和流动儿童互动的志 愿者活动，带太小的孩子是不利于活动的顺利组织的。 l 通过邮件招募是否最有效？是否需要做海报、易拉宝等？ l 如果招募不够，需要及时调整方案。 需要强调的是，志愿者的岗位设置要具体和明确，招募的人员过多，参加活动的志愿者 没有事情做会挑战活动的策划者，影响活动的效果。 6，筹备活动、培训志愿者 在招募志愿者的同时，也需要开始着手筹备活动了，包括：保险/租车/饮食/礼物/门票/ 照相等。特别是活动保险，如果是外出的活动请务必为服务群体买保险，这个是必须要进行 的环节。 笔者多年的工作经验，在活动前必须要培训志愿者，如果志愿者确实很繁忙的话，至少 要培训活动的核心成员