档案交接工作中的几点思考.pdfVIP

业 黔翼篓羽 务 函惑、。啦刊i磊d探 索 档案交接工作中的几点思考 ■李丹 按照档案管理要求，负责档案管理工作的人员在工作变 交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准 动时，必须办理档案移交手续。然而在公安分局的实际工作 备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方 中，尤其是在基层派出所和执法执勤机构中，存在档案工作 来说在正式移交之前主要做好五项工作：1．对所保管的档案 交接不及时、手续不严密等问题，主要表现在： 进行一次全面清理，做到账物相符，心中有数；2．对借出的档 一是档案交接不及时。一些部门对档案交接工作不够重 案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并 视，领导把关不严，档案人员换岗后，档案交接手续不及时办 在借据上注明原因及催还情况；3．对未整理的零散文件材料 理，以致出现档案数量不清，责任不明等问题。甚至有的领导 要分类存放、清理排序，做到系统有序；4．按档案移交要求编 或民警认为档案交接只是库房钥匙和文件柜的交接，致使档 制档案移交表格：5．撰写档案移交说明。对于接收方来说，在 案工作前后脱节情况严重。 接收之前要做好三项工作：1．‘了解移交部门的工作活动情 二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要 况：2．向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况：3．必 求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，的工作，而 要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充 在一些部门档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办 分，才能保证交接工作顺利进行。 事，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字不签，忽视 三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接 了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本 起着见证和监督作用，因此无论是部门负责人交接，还是一 要求。 般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须 三是档案监交不严格。有的部门领导把档案交接当作事 安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原 务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接 则，按程序办理。一般档案人员交接，可由分局档案室负责人 工作很少过问，使得档案监交工作不严格，程序不完备。 监交；分局档案室负责人交接，可由分管档案工作的领导或 作为分局一名从事档案管理工作的民警，笔者认为，做 分局档案室派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真 好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全 做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接 完整，确保档案工作有序进行的需要，也是档案法赋予档 文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名 案人员的职责。所以应该从以下几个方面确保档案交接工作 职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接 不出差错。 收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、 一是档案交接要纳入部门的议事日程、工作程序和规章 接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作 制度之中。档案交接是档案管理中的重要环节，应引起足够 负责。 的重视，尤其是负责人应把档案交接工作摆上重要议事日