论保险业务档案外包风险管理与防范.pdfVIP

广 档案 业务探讨 东 YE WU TAN TAO 论保险业务档案外包风险管理与防范 平安数据科技（深圳）有限公司 吴倩敏 随着经济全球化的深入，服务外包逐渐成为保 视的风险，根据我司目前在开展档案集中外包过程 险金融集团降低成本、提升产业链和提高核心竞争 中我们体会到，必须注意抓住以下几个环节： 力的重要手段。保险业务档案主要是业务活动及服 （一）信任风险 务过程中形成的真实记录，是保险业务经营活动的 企业是否能与档案服务的外包商建立良好的 集中体现及其查考的原始依据。主要包括保险业务 工作和信任关系，是决定将档案服务外包的一个重 受理和服务环节中直接形成的契约、理赔、保全等 要因素。因为业务档案涉及到商业秘密、客户信息 单证材料，每天都会有很大档案量产生，导致库房 的保密等企业的敏感信息，如果外包商在管理的安 紧张，需要不断加大自身硬件设施投入，管理成本 全方面不能有效确保，而这些重要的信息如果被有 随之提高，在满足档案安全及利用时效的前提下， 意或无意地对公众散播出去，就会对企业造成巨大 将业务档案交给有资质的档案管理服务公司管理， 的损害。因此，信任是双方合作的基础，很大程度上 降低营运成本。 是风险规避的重点内容。 一、档案外包是降低成本，实现效率、效益最 （二）依赖风险 大化的管理手段 企业是很容易对某个外包商产生依赖性，并受 档案外包是企业为维持组织竞争核心能力，且 其商业变化、商业伙伴和其他企业的影响，恰当的 因档案管理设备、存储容量不足的困境，将业务档 风险缓释方法是以一个外包商为主，二至三个外包 案委托给外部的具备资质的档案服务专业公司进 商为辅，解决主体外包商库房无法覆盖边缘地区的 行管理，以降低营运成本，提高品质，集中人力资 问题，将档案外包给多个外包商，但相应地会加大 源，提高顾客满意度。 支出并造成管理上的困难。 保险业务档案具有保管期长的特点（以人寿契 （三）实施过程的风险 约、理赔、保全档案为例保管期限是永久）。每天保 启动一个可管控的安全服务关系可能引起企 险公司都会产生大量的业务单证和资料，为此必须 业到外包商，或者一个外包商到另一个外包商之间 设置与本公司保险业务档案发展相适宜的档案库 的人员、过程、软硬件设施或其他资产的复杂过渡， 房。档案库房需具备抗震、防盗、防火、防高温、防 这都有可能引起新的风险。企业应要求外包商说明 水、防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强 其实施计划，并注明完成日期和所用时间。这样在 光等极为专业的基本存储条件，这种档案管理成本 某种程度上就对实施过程中风险的时间期限做出 的投入对于任何公司来说都是难以承受的。以我司 了限制。 为例，每月人寿净增单量约为50万件，全年档案量 （四）与外包商关系 有约20万盒，如果是集中存放，每年起码要增加 管理好与外包商之间的关系，意味着企业应致 1334平方米的空间存放这些档案，而这些档案分 力于和外包商建立长期合作伙伴关系，这有助于安 散在全国各家机构，实际工作中，自行管理方式与 全服务的外包商更多地了解企业文化，从而提供更 国际上通行的仓储式外包管理相比不占优势，以有 好的服务。在管