档案数字化管理方式的实践和探讨.docVIP

档案全文数字化管理方式的实践和探讨2008年，随着XX市数字档案馆综合管理软件平台的完成，我局系统开展了馆藏档案全文数字化工作，目前已实施了二期。通过在实践中不断探索总结，形成了一套全文数字化管理工作机制和方法。现向大家汇报如下，请各位同人批评指正。考虑到大规模数字化加工工作复杂性，我们比较谨慎，通过多方调研制定了《XX市档案馆数字化加工建议方案》，最终确定采用外包服务的方式。服务外包方式对数字化管理工作提出了更高的要求，出于对，我们兼顾加工单位进场时成立项目组，指定专人为项目负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育， 三是工作流程管理。不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，档案交接由专门人员和现场加工负责人员，在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。进出工作区域时需要两人以上同时行动。对纸质档案数字化、缩微胶片制作及纸质复制件制作的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，当一批次的数据移交后，加工方服务器上的数据必须在XX市档案局工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管记录。监理方和监管人员在档案数字化加工期间，对档案实体处理与流转以及数字化加工成果形成、处理的全过程进行安全监管，确保档案始终处于受控状态，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。 四是场地管理。前处理室、数字化加工场地、临时库、质检室相对独立，并安装专门监控设施，监控录像保存至项目完工三年；施工方在加工现场配备专用数据存储服务器，进入加工现场的计算机设备应做相应处理，确保信息安全；计算机硬盘不得带离加工现场，硬盘最终由档案馆收回保存；mp3、mp4及移动存储介质等；禁止在场地带入水和食物，喝水会客到休息室，保证档案原件安全和。采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库和其他环节工作的质量进行检查。以抽检方式进行数据验收，抽检比率在加工总数10%-20%之间，要求影像、档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，合格率达到99.9%以上。抽检不合格，提交验收数据全部发回全面自检修正，直至达到验收要求。每退回三批次，处以合同总金额5%罚款。验收完毕填写档案数字化验收登记表，做好验收记录。明确标准、严格检查，有力的保证了数据质量。 3