印章证照管理规定.doc

一、目的 为防范经营风险，维护公司的利益，规范公司各类印章及证照的管理，确保公司此工作有效运转，特制定本办法。 二、适用范围 本规定适用于机构总部、属下各子公司。 三、证照印章类型 1、印章类型 公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门印章、及各类专门印章。 2、证照种类 企业资格证件：如营业执照（正副本）、法人组织机构代码证、税务登记证（包括国地税正、副本）、资质证照、社保证书、用工证书、车辆使用证等； 企业荣誉证书、审计报告、验资报告等 企业人员资格证书：如项目经理资格证书、职称证书、特殊工种上岗证书等。 四、保管 1、保管人必须建立《印章证照明细清单》，详细登记公司证照名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间等； 2、各类印章证照未经领导批准，不允许任何人随意翻动、复印、外借，更不允许擅自涂改、出租、变造、转让、出卖或以企业证件进行担保，违反上述规定者，将追究证件使用人的责任； 3、不同的印章和证件由不同的部门保管，具体如下： 保管部门 证件内容 职责 行政管理中心 营业执照（正、副本）、法人组织机构代码证书（正、副本）、税务登记证（正、副本）、资质证照、社保证书、用工证书、车辆使用证等、荣誉证书、资格证书 归档、年审 及保管登记 财务管理中心 财务专用章、发票专用章、发票、审计报告、验资报告等 年审及保管 财务管理中心 行政管理中心 公章、合同专用章 使用及保管 各事业部 公司项目点的重要证照，可参照公司总部运作；财务管理中心保管项目公司财务部证件的复印件；行政管理中心保管项目公司行政部证件的复印件。 归档、年审 及保管登记 五、证照印章使用 1、印章使用 （1）加盖印章程序 申请加盖公章、合同专用章，由印章使用人填写《印章使用登记表》，注明使用事由、使用部门、使用人、分数、使用日期等内容，报总裁审批。 子公司申请加盖公章、合同专用章由印章使用人填写《印章使用登记表》，注明使用事由、使用部门、使用人、分数、使用日期等内容，报子公司总经理审批。 财务专用章、发票专用章使用程序按财务相关制度执行。 各部门印章的使用由部门负责人审批。 印章使用人凭审批后的《印章使用登记表》至印章保管人处盖章。盖章时，保险柜需人力资源行政部人员与计划财务部人员共同开启。 （2）印章借出规定 公司印章原则上不得借出，如遇特殊情况必须借出的，应按以下流程执行。如遇工作需要携带印章外出是，应由印章借出人填写《印章证照借出登记表》，报总裁审批，各子公司借出印章，报子公司总经理审批。 印章借用人凭审批后的《印章证照借出登记表》至印章保管人处办理领用，如借出的是公章、合同专用章、财务专用章时，必须有一名同行人员陪同印章借出人共同办理相关业务，在业务过程中，印章借出人、同行人与印章不能分离，两人共同负有保证公司印章安全及正确使用的责任，同行人员还具有见证所加盖印章资料与印章借出人申请内容是否一致（或相关）的责任。 印章借出期间，印章借出人只能将印章用于经过批准的用途，并于事物处理完毕后立即将印章交还印章保管人处，印章归还时间不得而知超出借出当日公司下班时间。 印章归还时，借印人须至印章保管人处办理归还手续，双方签字确认。 2、证照（正、副本）原件借出流程及规定 如因工作需要携带证照外出，应由使用人填写《印章证照借出登记表》，报总裁审批。 证照借出人凭《印章证照借出登记表》至证照保管人处办理借出手续。 证照（正、副本）原件借出期间，使用人只能将证照（正、副本）原件用于经过审批的用途，并于事务办理完毕后立即将证照交换证照保管人处，证照归还时间不得超出借出当日公司下班时间（证照年审、变更等相关情况除外）。 证照归还时，借出人须至证照保管人处办理归还手续，双方签字确认。 六、本规定从公布之日起执行。 文件类型T ***房地产运营管理机构 文件编号 制度文件 印章证照管理规定 版本：A.0 第 2页 共2页 编制 审批 日期