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帕沃营销策划 年会场地如何选择 对于一场成功的年会，选择一个合适的场地是前提。找到新颖的场所和设计独特的 年会内容可以创造出令人难忘的情景。 我们不能盲目的寻找场地，而是在开始寻找活动场地前，要进行活动构想，制作活 动规划表，深入了解活动空间、活动以及供应商的需求。如果活动的首要要素不具备， 那么其他要素，——雄伟建筑、精致陈设、富丽堂皇——再完美也无关紧要。因此我们 在选择活动场地的时候应和结合策划方案，整体思考分析。 需求信息 作为活动组织者，我们需要尽量多的收集到基本信息。主要包括活动性质、时间、地域 范围、规模人数、预算、特殊要求。根据这些活动基本信息，筛选适合的场地。我们不 应该把场地局限在宴会厅，要尽量营造出神奇的效果，但首先要对年会策划与实施的所 有相关情况提前进行准备。 候选场地 根据活动的信息去寻找满足需求的场地。可以通过场地分类网站、地图等方式搜索，或 者通过策划公司建议。把找到的场地信息汇总，并分为自己意向比较强烈主选和意向一 般的备选两大类。 档期查询 下面就是依次向场地方电话沟通，首先是求证信息的准确性。场地大小，场地所具有的 基础设备，场地使用费用，档期有没有等。如果场地方表明已有人预定场地，也不要马 上排除，询问场地方其他客户是否付定金。如果预定场地方未付定金，还是有机会可以 使用该场地。 帕沃营销策划 实地考察 通过电话一轮的咨询，进一步聚焦了候选场地，一般在2～3 家。接下来就可以和场地 的销售经理预约看场地了，建议集中一天把候选场地都考察一遍。 实地考察场地，考察哪些内容： 1）场地环境 场地的环境，对营造一个想要的氛围十分的重要。首先看到的一定是场地的外部环 境，交通，文化氛围是否符合活动要求，需要有一个大体的评估。 走进场地，第一印象很重要，场地的格调、陈设是否陈旧，卫生条件如何，周围是 否有噪声干扰，都是考察时需要注意到的问题。 接着是活动最主要的主会场，场地大小是否符合人数要求，层高有多高，是否影响 活动的舞台、灯光设置。场地内是否有柱子，如果有柱子，是否会阻碍观众视线等。和 主会场相关的VIP 室、化妆间的设置、客房甚至是卫生间都要依次考察，特别是贵宾可 能入住的房间环境都要实地体验，以便分辨场地是否合乎要求。最好向酒店索要一张平 面图，以便后期规划。 2）场地设备 考察场地时，注意询问场地设备，如果活动需要使用酒店设备，如酒店自带舞台灯光， 麦克风，音响，投影，LED 大屏幕等设备，都要依次打开试听。如需使用酒店舞台，需 要了解酒店提供的舞台多大多高，舞台摆放位置，红毯、踏步是否有提供等。 3）场地服务 场地销售及场地服务人员是否专业，若在酒店使用会场举办活动或宴请，是否提供免费 停车等附加服务。 4）场地餐饮 是否提供餐饮服务（有些酒店只提供住宿，不提供餐饮）不同餐标的菜单是什么样的菜 品，有什么口味特色等。 5）场地安保 消防设备的位置，安全通道在什么位置，是否畅通。场地安全用电在多少功率之内。 6）场地报价 在关于场地的价格方面，我们要详细了解餐饮菜单价格，是否可以自带酒水，如果可以 自带，酒水是否有加收开瓶费；场地租赁费，设备租赁费，若活动举办，最早可以何时 进场搭建，是否有进场费等 如果经过一轮考察，没有碰到心仪的场地，那么我们再次回到候选场地的步骤寻找合适 的场地。 帕沃营销策划 对比决策 将考察过后的各场地优劣势进行对比，选择出最优场地。 本文由上海帕沃营销策划公司整理编辑