会议运营管理课件第8-10章.pptVIP

　　除了引导会议代表参观外，还应该积极组织本学科领域中的科研单位、大学和企业的有关人员参观附设展览，这样的做法会普遍得到参展商的欢迎。 　　不管是在会议中心还是在宾馆，经常会有一些观众要求参观展览，大多数参展商都会非常欢迎这部分观众的到来，因为他们可以接触到更多的潜在客户。这样做可能会增加会议组织者的一些麻烦，但如有可能，会议组织者应尽量满足双方的要求。 2.组织会外的观众参观 （三）参展商的管理 　　即使参展商是一家知名的跨国公司，但具体到某一个参展人员也有可能会出现问题，例如参展人员在展区内抽烟的现象就时有发生；有的外国公司散发的宣传材料甚至还会出现政治问题。附设展览组织者应事先给每个展台发一份参展须知，要求参展商认真遵守上面的各项条款。附设展览组织者在展览期间还要不断巡查，对展览进行有效的管理。 （四）展览期间的安保工作 　　稍具规模的附设展览都应该安排专门人员负责安全保卫工作，例如聘用专门的警卫人员在展场的出口处，检查进入展区的人员是否佩戴证件或者持有附设展览入场券，特别是要对携带展品离开展区的人员进行认真检查，这些人员是否持有会议附设展览组织者出具的出场证明。 　　若会议附设展览是在宾馆的餐厅或是在会议中心的专用展厅，展览区在关闭时只要锁好房门即可，不需要另外增加安全措施。但如果展区是一个开放的场地，如大堂或连廊则24小时都要安排安保人员，通常会议中心都会提供这项服务，展览组织者只要支付一笔保卫费用即可。 （五）会议附设展览期间的卫生清洁工作 　　为了保持展览区整洁的环境，展览场地要雇用专门的清洁人员负责公共区域的清洁卫生工作。在展览期间除了在规定的时间里进行例行的清洁工作外，还必须及时清除垃圾、随时拣走参观者随意丢弃在展区的纸杯和杂物，特别是在午餐后，清洁人员一定要尽快收走饭盒，尽量减少饭菜的气味产生的负面影响。展台内部的清洁工作一般是由参展人员自己负责。。 　　撤展是整个展览的最后一个环节，往往会出现相当混乱的局面。会议附设展览组织者和展览场地的工作人员应该相互密切配合，防止展品丢失或火灾等事故的出现。 三.撤展 一.　参展商注册 　　会前最重要的工作，它是对之前进行的市场营销宣传工作的检验，参展商只有注册并交纳了参展费，才能最终确定附设展览是否能够举办和举办的规模。同时，注册的参展商都希望尽快得到展台的编号，大概了解自己的展台在整个展区的位置，为参展做进一步的准备工作。由于相同面积的展台在附设展览中的价格是相同的，因此较好位置的展台就会有比较多的参展商预定。 　　如何分配这些展台将是会议组织者面临的重要问题。通常的分配原则是首先照顾给会议提供综合赞助的赞助商，由于这些企业在这个行业的领头地位和对会议的贡献，将最好的展台提供给他们，其它的参展商是没有疑义的。其次的分配原则完全是依据参展商递交申请的日期来决定的，参展商申请得越早，越有可能获得较好位置的展台。对于那些只提供了展台申请表而没有付相应展台费的预定则作为无效申请处理。 二.　编制会议附设展览会刊 　　只要有一定数量的企业报名参加会议附设展览，就应制作会议附设展览会刊并发给所有的会议代表。会议附设展览会刊应该按照英文字母顺序排序依次介绍所有参展单位，介绍内容与参展单位提供的介绍材料完全相同，大约为300至500字。参展单位可以宣传自己的企业，介绍企业的最新技术和最新产品，并留下单位的联系人和联系方法。有的企业为了追求更好的宣传效果，还经常要求配以照片。如果展台费中不包含刊登照片的费用，参展单位就要另付一笔广告费用。 　　会议附设展览会刊上还配有展览平面图。平面图上的展台编号应与会刊上列出的参展单位一一对应，使得会议代表都能迅速的找到感兴趣的展台。会议附设展览会刊既可以单独印刷，也可以作为参会指南的一部分共同印刷。但如果会议和附设展览都比较大，需要刊登的内容太多，参会指南就会显得笨重，反而不方便会议代表的使用，这时就应当将附设展览会刊与参会指南分开印刷。 　　为确保安全，会议组织者要向当地的公安部门和消防部门提出举办会议附设展览的申请，经批准才能继续筹备。提出申请的时间各地可能略有不同，北京地区要求是在活动举办前一个月的时间。 　　首先要为展览办理消防活动的审批，要向当地的消防部门送交“展览消防审核申请表”。主要内容包括展出地点、起止时间、场地面积、展台总数及简单介绍内部保卫情况。申请表还需填写展览批件的 三、向公安和消防部门办理批准手续 主管部门的名称和批准文号，还需承办单位和布展设计管单位负责人的签字并且加盖两单位的公章。登记表还需要填写场地保卫部门的意见。会议组织者要将填写好的申请表、展览批件、会议组织者与展览场地签订的租赁合同书和消防安全协议书、布展平面图和电气设备敷设安装图、展览期间的消防安全制度等有关材料送交消防部门。消防部门将在10个工