工作文档标准化管理制度.docVIP

上海贝尔综合代维项目 工作文档标准化管理制度 Any document printed from the Document Control System is an uncontrolled copy.  目录Contents 1. 目的 3 2. 适用范围 3 3. 术语和定义 3 4. 职责权限 3 5. 工作文档管理内容 3  目的 通过对文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。 适用范围 本制度适用于所有公务文书、文件和资料的管理。 术语和定义 3.1 公文：指在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。 3.2 制度（程序）：指要求成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。 3.3 办法：指针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。 3.4 标准：指对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。 3.5 规章制度：各种制度、规定、办法的泛称。 3.6 记录：指对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。 职责权限 4.1 负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。 4. 各负责本相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。 4.负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各文件资料管理情况进行监督检查。 4. 各负责以本名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准： 各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则： 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。 5.1.2.2 “章”应左起书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。5.1.2.3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用“4.1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。 5.1.2.4 “章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写。 5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准。 文件资料标题一般采用号体、正文采用小四号宋体字。章的标题采用小四号黑体字。 纵向行文排版时，A4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、 右边距为26mm ,上下行跨为1.5倍行跨； 横向行文排版时，A4型纸页边距分别为: 上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm,上下行跨为1.5倍行跨； 5.1. 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。 5.2 文件资料的撰写格式及内容 5.2.1 格式及内容： 由目内容构成。 5.2.2 公文格式及内容： 一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关等部分组成。 发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。 一般公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。 成文日期，以领导签发日期为准，联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。 应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。 5.2.3 规章制度格式及内容： 规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用范围、职责权限、程序条款、执行标准等组成内容。 5.3 文件拟写要求： 5..1 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。若提出新的政策规定，要切实可行、并加以说明。 5..2 情况确实、观点明确、条理清晰，文字精炼、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。 5..3 用词用字准确，人名、地名、数字、引文规范。文内若使用简称，一般应当先用全称，并