会议管理要点.docVIP

会议管理 走进会议管理 开会前的准备工作 成功主持会议的五中策略 会议中的沟通技巧 会议接待礼仪 会议记录约跟进 走进会议管理 会议的意义集思广益的渠道；群体沟通的方式；显示部门存在的方式 会议的目的传达资讯、资源共享、管理督导、协调、解决问题、开发创意、有效沟通 会议现代管理的途径、工具If 是否和5个W (which what who when where) How 类型：I 信息传递 I指导作用 I 激励 S 解决问题 会议效率不高的原因：会议地点 演说技巧 前期准备 时间：私人时间 地点：封闭 开会的对象选择：必须参加者 主持人的技能：倾听 会议的准备工作：具体 开会的原因、目的和结果：将此前通知 开会前的准备工作 会议进行前的注意点如已有惯例的会议、会议成本大、无特别讨论的事、自己是唯一一个做决策且知道如何进行、有碧开会更好的方式，则无需开会。 如需很快将信息传达给很多人、希望知道大家的想法、想找到好的突破口解决问题、鼓舞士气、得到认可并做出决策。 会议的规范流程开始（欢迎，目的，议程，时间安排，规章制度）→议程（重要到不重要，由不尖锐到尖锐，由易到难）→结束会议（总结，安排下次会议）→跟进（会议纪要，跟进计划） 会议场地的选择要素：远近、气候、相关设施、距离、场所功能和历史、交通、安全、配套服务措施、住宿、标识、周围环境、费用、与其他活动冲突 邀请参会对象：决策人、提意见的人、了解信息的人、执行人员 会议前要检查检查再检查 成功主持会议的策略 会议的四个阶段：成形（实现阶段） 争论（摸底阶段） 正常化（积极工作阶段） 执行（产生结果阶段） 主持人的职责： 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解析令人费解的发言 帮助与会者理清思路 尊重别人、避免一件一边倒 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度 策略一：做好开场白 程序：准时开始会议、告知会议背景和目的、介绍到场的嘉宾、简述会议的流程、明确基本纪律 策略二：合理分配发言时间 主持人：发言时间掌握在20% 参会者：享有均有发言机会 努力营造互动氛围 策略三：控场（主持人的核心技能之一） 方式：语言方式（转换到其他人） 非语言方式：（用眼神或反问转换） 策略四：达成决议 彼德.德鲁克决议 检视困难所在 讨论各项提案，比较各自优缺点和收益率 多采集参考资料 主动征集反对意见，中立看待 对提案适当的调整和妥协，确认决议生成 组成或指定议案执行的监督单位 群体决策法 权威决策 优点：决策效率高 缺点：支持执行不易 共识决策 优点：深思熟虑，质量高 缺点：需时间长 无异议决策 优点：意见不和，冲突最低 缺点：耗时长，较难达成 团队决策法 头脑风暴法：平等议事 无拘无束 追求数量 不得反驳 德尔菲法：专项小组 协调专家 各项提案 统计分析 异地思考 思维转换 策略五：圆满结束会议 预留5-7分钟走总结（回顾目标、流程、结果） 确定工作分配妥当 明确工作行动计划 准时结束会议 会议中的沟通技巧 沟通目的： 信息传递出去 被理解 被接受 获得答复性的行为 知彼解己：我需要倾听，因为我不完全了解情况。首先寻求了解对方，发然后再争取让对方了解自己运用同理心的倾听。 尊重与欣赏 3A法则：接受 欣赏 赞美 积极倾听的技巧 什么是倾听：与你同意他人的讲话毫无关系。学会倾听，避免中途打断，不要多说，共情、目光、赞赏性的点头及恰当的表情，避免分心的举动和手势、复述。 积极倾听在这两种情况下尤为有用： 提问增强你的控制力，牢记：空投、指定，要站在对方的角度思考问题 如何发问？封闭性问题，开放式问题 提问常见的问题： 问题过于宽泛，开始的问题太难，问引导性问题，提问之前已经表示不赞同 发言的技巧 发言的时机：会议三分之一时段，冷场超过三分钟，争执双方冷静后。 发言的内容：紧扣主题，论据充分，有道理，有事实，时间以短为主，禁套话、空话 提纲擎领：先说主张，再说理由 发言的风度音量、语速、措词 控制情绪你代表你的岗位而非自己是来解决问题，而非战斗