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电子文件归档与管理   目　　　录　 一、电子文件定义、种类和特点 二、电子文件的收集 三、电子文件的保管　 一、电子文件概念及特点 　　　　　 电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。 电子文件的种类 1、以“载体的异同”来划分，可以把电子文件分为：光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁盘文件。 2、以“电子文件的信息存在形式”来划分，主要分为文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件等6种。 电子文件的特点 1、信息的非人工识读性 电子文件是将输入计算机的任何种类的信息都转换成二进制代码，用若干个0和l来表示，这些复杂的编码人工无法直接了解它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能直接识读它，这个特点和纸质文件有明显区别，纸质文件我们通过肉眼就可以轻易识读 。 2、对系统的依赖性 电子文件的管理需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件系统、操作软件系统和其他软件.从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。同时这种依赖性决定了,不兼容的计算机系统(主要是应用软件)生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。 3、信息存储的高密度性 电子文件信息的存储密度大大高于以往各种信息存储介质.目前微型计算机使用内置式硬磁盘以及软盘、光盘的存储容量都在以很快的速度增长。一张普通的只读光盘可存储3．4亿文字，而一张高密度只读光盘存储量更为巨大。 4、信息的可操作性 制作电子文件时，可以得心应手地使用所需要的存在于不同地方的数据；修改也变得非常容易，随着思路的调整可以轻易把第一章中的内容转移到其他章节中去，文件却完好无损；根据需要可以在文件的任何地方加上表格和图形，甚至把文件制作成活动图像和声音。 二、电子文件的收集　　　 （一）收集范围 （二）收集要求 1、形成电子文件同时又形成纸质等其他形式文件，应同时收集其相应的其他形式文件一同归档。 2、收集起来的电子文件应设置为只读状态。 3、建立《电子文件登记表》，对收集的电子文件进行登记。 4、单位形成的同一类型的电子文件格式应统一。 收集工作要把好两个关口。 一是制发文件关. 二是把好接收文件关. （三）电子文件的保存。　 三、电子文件保管 保管要求： 首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。 其次，还应当符合下列条件： 　　 1、存储载体（光盘或硬盘、磁盘）应作防写处理。 　　 2、操作时应避免擦、划、触摸存储载体的记录涂层。 3、单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压。 　　 4、环境温度保持在17℃—20℃之间，相对湿度保持在35％—45％之间。 5、存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 2007年 2008年 2009年 未整理归档的电子文件 2008年 2009年 2010年 * * * * * * * * 1、 文本文件（text) 2、数据文件（DATA） 含有数据的电子文件表格 格式为：.XLS 3、图像文件（Image） 使用数字设备采集或制作的画面 常用格式有JPG，BMP，TIF等。 4、 影像文件（video） 使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面 主要格式有：MPEG,AVI等 5、声音文件（audio） 用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 常用的文件格式有WAV，MP3等 用编曲软件生成的文件称为MIDI文件。 通过压缩转换生成的文件有MP3等 平安夜.mp3 6、命令文件，亦称计算机程序文件（program） 用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 电子文件的收集范围是本单位在其主要职能活动中产生的、具有查考利用价值的电子文件,包括相关的支持软件和数据等。