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档案录入员操作文档 双击桌面上的“”档案管理系统快捷方式，打开档案管理系统的登陆窗口，如下图： 输入用户名、密码后点击“登陆”按钮，进入档案管理系统主窗口， 如下图： 文件登记 1.1文件登记 单击右边窗口中的“预归档管理”里“文件管理”下的“文件登记”图标，打开文件登记窗口，如下图所示： 展开左侧树形结构，找到需进行文件登记的文件库，并用鼠标选中使其高亮显示，如下图： 需要进行文件登记时，点击“” 按钮，然后点击“”按钮，在窗口的空白地方增加一条空白记录，如下图： 在增加的空白记录中的各著录项中输入对应的内容，或可点击页面下方的编辑选项卡进入编辑页面进行录入，如下图： 录入记录完成后不需保存，系统会自动保存。 注：在“编辑”锁定状态下无法进行“登记”等操作，每增加一条空白记录都需要点一下窗口上面的“登记”按钮。 1.2挂接原文 选中要挂接的文件，然后点击编辑按钮，点击挂接文件“”按钮，弹出如下图所示对话框， 展开FTP发布目录，双击上图中间一列存放原文的目录，在最右面将显示出所有在此目录下的电子文件； 如所需的文件在最右面的列表中连续排列，可以按住鼠标左键进行拖动以选择多个文件，或按住CRTL键，用鼠标点选所需要的文件也可完成多个文件的选择； 选择完成后，点击“挂接原文”按钮，系统将自动将所选择文件填入“原文路径”著录项后的输入框内，这样便完成了对应的原文的挂接； 如果想取消挂接的文件，在“已挂接电子文件列表”的框中选中条目，单击“去除原文”按钮，即可以去除原文的挂接； 我们挂接好原文后点击“确定”退出。 此时，点击主菜单下的“”按钮或直接点击记录前方“”图标，即可进行本条记录所对应的电子文件的显示。如下图： 1.3上传文件 点击主菜单下的“上传文件”按钮，弹出的界面如下图： 如果上传时不进行文件加密则点击‘否’，如果要进行文件加密点击‘是’。这里点击‘否’弹出如下图所示： 找到需要上传到服务器的文件，并单击“打开”按钮，系统将提示“上传完毕”；系统将自动将电子文件信息填写完成；此时点击“原文显示”按钮即可进行原文显示。 注：进行“挂接原文”和“上传原文”操作前需将“编辑”按钮锁定解除。“挂接原文”是指挂接已经存在于原文服务器FTP目录下的电子文件；“上传文件”是指上传本地计算机上的电子文件到原文服务器的FTP目录。 立卷归档 2.1选择数据 在档案管理系统主窗口下，依次点击“立卷归档”-“立卷归档”-“文件立卷”模块图标，打开文件立卷窗口，左上分页窗口是文件库的目录树显示窗口，右上分页窗口是档案库的目录树显示窗口，分页窗口下方是数据显示窗口。 如下图： 展开文件库目录树，选择要归档的预归档库，使其高亮显示，如“收文库”中的“2006年”。 展开档案库目录树，选择要归入的归档文件目录库，使其高亮显示，如“2006年文书归档文件目录”。 系统即可将当前选择的预归档库中所有数据显示于屏幕的下方，并以不同的颜色进行区分。系统默认颜色为：未归档-绿色，已归档-黄色 如下图： 如何选择单条数据归档：用鼠标点选某一条记录，使其高亮显示，点击“选择”按钮或者鼠标双击某条数据也可以直接选入“临时归档文件目录”标签页中； 如何选择多个数据进行归档：按住CTRL键及SHIFT键+鼠标单击进行多条记录的选择，也可按下CTRL键+A键选择所有数据，点击“选择”按钮，直接选入“临时归档文件目录”页面中； 如何进行查询数据进行归档：通过“智能查询”及“综合查询”进行数据的检索，选择相关的数据，点击“选择”按钮，直接选入“临时归档文件目录”页面中；查询完毕，可以点击“数据还原”按钮进行数据还原到初始状态。 注：此处只可对预归档状态为“归档”和“待归档”还有预归档状态为空的数据进行选择，状态为“不归档”的数据无法进行立卷，将数据加入“临时归档文件目录”页面后，颜色变为橘黄色 2.2临时归档文件目录 选择完归档数据后，点击标签页“临时归档文件目录”，进入“临时归档文件目录”页面，如下图 在“临时归档文件目录”页面中，双击数据可返回至文件库中。返回后的数据颜色由橘黄色变为默认绿色。此时在“临时归档文件目录”页面的数据并没有真正归档。 注：在“临时归档文件目录库”页面中，用户可以输入或修改相关信息，如“文号”、“文件题名”等，或通过“临时归档文件目录”页面上方的“批量生成字段值”功能，对临时库中的数据进行批量修改。 如何批量生成字段值：点击“批量生成字段值”，打开批量生成字段值窗口，如下图： 在“选择修改类型”栏目中选择修改类型“替换、加前缀或加后缀”。设置查询条件，如“保管期限等于永久”，点击“添加”按钮；在窗口下方选择要修改的字段，输入修改字段，如“责任者”，输入被修改值，如为空值，输入替换值，如“东方飞扬”。点击右侧“确定”按钮，批量修改完毕。系统将保管期