秘书学 第四章 信息与调查研究.pptVIP

第四章　信息与调查研究第一节　秘书的信息观 （二）信息的主要特征 （三）信息的作用 二 、秘书与信息 ２、秘书职能信息的分类 (二)秘书的信息观念 （三）驾驭信息的原则 （四）处理信息的主要环节 ２、信息加工 （2）信息研究 （3）信息编写 ３、信息传递 ４、信息存贮 ５、信息检索 第二节 秘书信息的获取 （二）调查研究在秘书工作中的作用 二、秘书调研类型和特点 （二）秘书调研的特点 三、调查研究的原则 （二）近源亲受 （三）切题有效 （四）追求效率 四、调查研究的方法 （二）常用的调研方法 * 一、信息的特征与作用(一)信息的定义 　　事物散发的具有新内容、新知识的消息，诸如信 号、情况、情报、指令、数据等可感知的形态。 １、客观性 ２、传输性 ３、时效性 ４、共享性 ５、开发性 １、信息是社会发展所必需的重要资源 ２、信息是正确决策的基础 ３、信息是科学研究的向导和保障 (一)秘书职能信息１、什么是秘书职能信息 　　秘书在职能活动中，随时都可能被动或主动地 通过语言、文字、电磁波以及情态等物质载体，感 受或者接收领导、职能部门、一般群众所产生的指 令、要求、情况、情绪等社会信息，来自这些信息 源的信息，被称之为秘书职能信息。 ①按社会活动领域分，信息可分为政治信息、经济信息、科技信息、思想信息； ②按载体分，信息可分为口头信息、书面信息、电磁 波信息、情态信息； ③按来源分，信息可分为内部信息、外部信息、领导 信息、部门信息、群众信息； ④按运用范围分，信息可分为通用信息、专门信息； ⑤按价值分，信息可分为有效信息、无效信息、干扰 信息。 １、信息工作是贯穿秘书职能活动的普遍形式 ２、秘书信息工作状况同秘书职能效应密切相关 １、敏于感受信息，强化信息处理的时效性 ２、精于鉴别信息，增强信息提供的针对性 ３、善于取用信息，确保信息驾驭的高效性 １、信息搜集 （1）增强信息搜集的目的性与主动性 （2）积极广泛地开辟信息源 （3）注意信息收集的广度 （4）拓宽信息搜集的多种渠道 (１)信息筛选 信息筛选的步骤一般是： ①对信息进行鉴别和判断； ②选择有用的信息； ③修正和补充不完整的信息 秘书系统信息筛选的方法通常有： ①联系法 ②查重法 ③比较法 ①把握全面信息、重点信息和典型信息； ②加强信息的超前性和预测性； ③搞好信息的综合研究和开发利用； ④善于把定性分析和定量分析结合起来。 写的主要种类有： ①撰写 ②改写 ③缩写 编的主要种类有： ①单篇编发 ②信息汇编 ③文件汇编 （1）控制信息投向和传递范围 （2）熟悉信息传递的方式 （3）确保信息传递的有效性 (１)秘书系统信息存贮的主要步骤： ①登记 ②编码 ③存放 (２)信息存贮的要求： ①全面系统 ②安全可靠 信息检索工具有四大类： （1）目录 （2）文摘 （3）索引 （4）信息指南 一、调查研究的含义及作用(一)调研的含义 　　调查研究是有目的有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活动。 　　“调查”是指通过有目的的感受、考察而取得客观信息的过程，属于感性认识活动；“研究”是指对已取得的客观信息进行归纳、分析以寻求内在联系与切实结论的过程，属于理性认识活动。调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者虽有先后之分，但又是互相贯通，彼此渗透，不可分割的。 １、调查研究是秘书人员的重要职责 ２、调查研究是秘书人员做好各项工作的基础 ３、调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节 (一)调研的类型 (１)主动型调研，即秘书人员未受委托而自行从职能需 要出发，主动去获取、整理有效信息的调研活动。 (２)被动型调研，即秘书人员接受委托并受制于委托意 图，被动去获取、整理信息的调研活动。 １、切合领导工作的需要 ２、注重时效并带有突击性 ３、与信息、督查工作相结合 ４、与基层建立定点联系 (一)实事求是 注意正确处理几个关系： １、直言与遵示的关系 ２、客观与条文的关系 ３、真理与众说的关系 　所谓“近源亲受”是指秘书切近信息源，亲自 经历和直接感知的调研活动。　　 　　秘书调研应正确理解和把握命题，并紧扣命题去 获取有效信息。如果对调查课题分析不够，调研中脱 离命题，就可能被各种信息所困惑萦绕，不知所向， 也就难以定向获取信息。 　　时效是信息活动的命脉。调研任务往往要在限定的 时间内完成，有时本来有价值的信息，由于错过了运用 时机，就毫无用处。 (一)调研的准备工作 １、弄清调研目的 ２、明确基本要求 ３、把握任务时限 １、现场观察 ２、个别访查