公证卷宗的有关要求及检查出现的一些问题及处理办法的探讨 .pptVIP

公证卷宗的有关要求及检查出现的一些问题及处理办法的探讨 ——档案室 朱玉笙 一、受理环节。 1、受理范围,卷内材料要求不能显示出超越公证法所规定的受理范围。 2）、符合公证受理的执业区域。符合《公证法》第二十五条、《公证程序规则》第十三条的规定和省厅核准的执业区域。 3）、公证员应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理过程中的权利、义务。告知内容应当记录归档，告知内容参照市公协下发的有关文件。 2、卷宗的立卷要求 公证文书材料应分种类，按年度分别立卷。其中： 1）、同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。 2）没有相联关系的当事人和公证事项必须按照一证一卷、一卷一号的原则分别立卷，不得并卷； 3）跨年度的公证，在受理年立卷。 3、流程号的设立 1）、首先要求每个受理号项下受理的公证书，必须遵循按年度，公证大类分别受理。如果同一个当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷设立为一个流程号。其它情况不得在一个流程号中集中受理，必须遵循一证一卷，一卷一号的原则，单独设立流程号。 2）、在满足上述要求的条件下，每个卷宗号的卷宗页数根据我处的档案盒厚度要求，卷内材料总页数不得超过500页，超过500页的应分卷装订（分卷装订由装订室处理）。 4、申请表的填写 1）、申请人及其代理人的基本情况信息采集应当完整，包括姓名、性别、身份证编号、现住址、联系电话等内容。 2）、由单位申请办理公证的，应把单位名称、住所、法定代表人、联系电话；代理人姓名、性别、住址（或单位/职务）、被代理人、联系电话详细登记入相应位置。 3）、申请表中申请公证的事项及公证书用途栏中内容填写齐全、公证事项名称不用简称，并与公证书所列名称一致。 4）发证时间，要求按实选取，但不得早于公证受理时间。 5）申请表要求申请人或代理人签名。申请人以签名为原则，不能签名才盖章、捺指印，但需在卷宗笔录中说明不能签名的原因。如捺指印，需注明是哪个手指指纹。遗嘱公证及涉房类公证应当留取十个手指指纹卡附卷。 6）申请表上要求填写申请日期，并用公元纪年表示。 注意： 1）遗嘱及证据保全等特定办证事项，有二人办证要求的，申请表（含系统打印）应当由公证员和公证员助理二人在材料右下角亲笔签名确认。 2）、外点办证，使用自行制作的制式申请表的，要求按表单空格填写完整。申请表及谈话笔录不允许制作在同一张表单上。 5、受理回执单 1）、受理回执单要求由申请人（代理人）本人签名。不会签名的需捺指印。 2）、特殊公证事项，如遗嘱、证据保全等需两人办证的，要求两个承办人员在受理回执单右下角共同签名确认。 二、交费。 1）、所有公证均需按标准收费，制作交费通知单，交费通知单要求由收款员收款后并加盖收费章予以确认，收款员开具的公证收费缴款书存根票面总金额要求于交费通知单金额一致。公证收费缴款书存根要求用胶水粘于交费通知单的下方空白处。 2）、如有费用减免，需在信诚程序中走正常的费用减免程序，由领导审批后，按交费通知单显示最终金额收取（可全部减免，审批后金额显示为零，如部分申请减免，费用按减免后显示的金额实际收费）。公证收费缴款书存根要求用胶水粘于交费通知单的下方空白处。 三、材料收集 1）、由公证员根据当事人所申请的公证事项，按办证要求收集所需材料。 2）卷内材料要求在信诚系统内必须全部扫描。扫描材料要求，正确选取当事人，及扫描事项，按类别逐一进行扫描，每张材料的页面内容要求扫描完整，保证电子卷宗材料收集质量及完整。 3）、实物卷宗中收集的卷内材料要求： 是复印件的，（1）用原件由我处工作人员或承办公证员直接复印的，需加盖复印人员的“影印件与原件相符章”存卷。（2）由当事人直接提供的复印件，并经承办公证员做原件核实存档的，需加盖“影印件材料提供章”，复印件提供人需在提交人位置签名并签署时间予以确认。 3）、不会签名的当事人需用指纹卡收集当事人的十指指纹，并注明各指名称，放入证明材料中一起归档。 4）、公证员要根据办证的实际情况，剔除卷内的重份材料及不必要归档的其它材料。 四、询问笔录 1）、询问笔录要求制作完整，有问有答，不可出现有问无答的情况。 2）、有特殊要求需两人办证的，询问笔录参加办证的两个承办人员在询问笔录中要有反应并且由两人在笔录页右下角处共同签名。多页询问笔录制作的，要求每页询问笔录均有两个承办人的签名确认。 3）、询问笔录要求根据申请公证的类别酌情制作，告知内容完备。如存在可以共同接谈的情况，要写明回答人是谁。在办证要求中，要求单独分开制作询问笔录的情况，必须遵守，分开制作询问笔录。 4）、有授权他人代领公证书的，要求在询问笔录中是明确表述，代领遗嘱公证书的，尽量提醒当事人不要授权由