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文控作业指导书（标准化） 2010年5月7日 批准： 审定： 审核： 编写： 目的 确保质量系统有关文件得到有效控制，进而确保本公司制度、标准、规范等文件保持最新、最适用。 适用范围 本标准适用于金记食品有限公司质量管理活动有关文件制订、审核、批准、发放、使用、保存、变更、修改、废止之处理进行文控作业。 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本指导书中引用而构成本标准的条文。本指导书出版时，所示的版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本指导书的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 3.1《受控文件清单》 3.2《受控文件使用/修改/取消申请表》 3.3《受控文件发放/回收记录表》 3.4《外来文件一览表》 3.5《作废文件一览表》 3.6《借阅登记表》 工作程序: 4.1标准化作业流程总图 内部文件 外来文件 序号 文件名称 编制人员 备 注 1 质量手册 部门经理 2 程序文件 部门经理 3 流程文件 部门经理 4 作业文件 技术操作人员 4.2作业步骤： 作业步骤 作业程序 质量标准 关健控制点 文件编制 质量手册由管理者代表组织编写（目录、方针、目标、组织结构、职责和权限描述、与体系条款的描述、程序文件的引用、职责分配表、程序文件清单等） 文件的格式、语言的逻辑与公司文件统一 按规范、标准编写《质理手册》 程序文件由部门主管编制（依据手册中的定义，详细描述标准中指出的程序文件和组织自己决定的程序文件，根据过程来编写是最基本的方法） 流程文件由部门经理编制 作业文件由了解过程操作的技术人员或中层领导者编写（是程序文件中某个环节的细化，主要针对关键的过程或没有形成文件就易引起出错的过程） 质量记录、表格编号由了解过程的人员编写最合理。（空表单是在阶文件，一旦填写就成为记录，一份好的表单通常需要相关人员的评审，会随时间的推移而变化） 评审（审核） 各类文件经编写部门/人员编制完成后,由文件的审核人对文件进行评审,当涉及多个部门或内容复杂时可组织相关部门人员采用会议或传递会签方式共同评审 字体格式统一，与其文件相容 外来文件先登记后组织相关部门人员评审 标准、规范 批准 编成册的受控文件交总经理批准 存档 编成册的受控文件需要归档，由文控中心按档案管理规定，进行分类、编目、归档 各部门独立保管的文件和资料应在文控中心备案以确保文件的可追溯性 准确，清晰 发放 受控文件盖有“受控”标识的印章，并注明分发号。 文件经各部门编制完成、批准发布后由各职能部门按批准的发放范围发放，文件领用人应在文件“发文单”上签名，领用相应分发号的文件。同时各部门将本部门发放的文件清单及发放范围报文控中心备案 准确，及时 文控中心统一编制“受控文件清单”，并根据文件发放的情况及时更新 回收作废 文件回收时，由文控中心提出，文控中心按原收/发文登记名录逐一收回，并作记录。 作废文件销毁经文件管理部门负责人批准后予以销毁。 作备份用的作废受控文件，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可留用。 合订本中部分文件作废而且无法隔离时，应在作废文件的封面或首页加盖“作废”标识印章。 作业现场不准保存“作废”的文件。 及时 借阅 文件借阅人需填写“借阅登记簿”，批准后，方可借阅，并在规定期限内归还 及时 职责： 5.1文控作业是质量管理体系文件归口管理部门，负责上级机关下发的各类文件和公司下发的各类计划和管理性文件的控制，负责质量管理体系文件的发放 5.2文控人员负责组织各部门编制质量管理体系文件 5.3文控人员负责文件的管理 5.4各部门负责职能范围内相关文件的编制、报批，并负责部门内使用的文件和资料以及对运行中产生的记录进行控制 5.5其它各部门制订、发放的文件，报总经理批准交文控备案归档后发放相关部门 作业说明： 6.1文件的编、审、批、存、发、收 6.1.1质量管理体系文件 6.1.1.1质量手册由部门经理编制，总经理审核批准发布； 6.1.1.2程序文件由部门经理编制,总经理批准发布; 6.1.1.3作业指导书由使用部门编写,部门负责人审核,管理者代表（质量负责人）批准; 6.1.2技术文件 6.1.2.1工艺、技术文件由生产部组织编制、审核,管理者代表（质量负责人）批准发布; 6.1.3外来文件和资料 6.1.3.1外来文件中直接引用的各类标准、规范等，由部门提出，管理者代表（质