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常用公文格式与基本写作方法 2010年8月13日 一、公文主要结构用语、主文结构内容及主题词标引 （一）公文主要结构用语 1、开头用语 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关 于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。 2、结尾用语 为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。 3、过渡用语 为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 4、经办用语 经、已经、业经、现经、兹经、责成、办理、试行、执行、贯彻执 行、研究执行、切实执行等。 5、称谓用语 第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。 （二）公文主文结构内容 公文主文结构，是指除公文格式之外的公文核心部分。 这一部分的写作，是公文写作的难点。 公文的主文部分一般包括标题、正文、结尾三部分。 1、标题 （1）规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种 ――用于重要、庄重的公务 （2）灵活式 A二部分：一是发文机关＋文种 二是事由＋文种 三是“转发+始发机关及原通知标题” Ｂ一部分：只有文种 ――常是不大重要的公务，带周知性 2、正文 （1）主送机关 （面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知 的、重大的常不写） （2）正文内容?? A 原由：一是依据： 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前…”类 时间状语 ；简介人物及事迹； 文件：常用“根据…”，往往是一句话； 意义：议论,常用“是…” ； 作用 ：常用“将使…” 。 二是目的：常用“为…” 。 在实际写作中,原由部分可省略，或省略依据、目的之一。 B 事项：（内容多而重要的分条列项，或用小标题形式表达） ①并列式。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之 间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。可以单独省略某一 部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。 并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内 容可用数字、分号（；），也可用并列句式。 要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。 ②递进式 一般写的是公务的、纵向的、动态的过程或者事理。各部分层层递 进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻 辑严密，能不断加强，充分说明问题。在一篇公文中，两种方法可以互 相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。 注意：公文习惯运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四 层。 不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。 3、结尾 （也可不要）常见有： 一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。 二是希望、号召类。 （三）主题词标引注意事项 在公文主题词标引中应注意以下四点： 1、必须熟悉公文主题词表。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。 2、必须认真审研公文内容。不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。 3、结合文章。把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。 4、遵守如下标注规则。 （1）主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间 的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。 （2）坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上 位词代替。 （3）标引注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主 题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。 （4）用词数量一般不少于3个，最多不超过5个。 （5）明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注 释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。 （6）掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。 标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。主文不使用标点符号，每个 主题词之间空出一个字的位置。 二、公文主文结构范例 （一）请示 1、请示的概念 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。 主要用于： （1）在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理； （2）工作中遇到需经上级批准方可办理的事情； （3）超出本部门职权，或涉及多个部门和