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2015年信息化计划 财务报销流程信息化 1、当前报销模式及其缺点 当前公司的报销还是采用手工签字审批模式，这种工作模式如图1。 图1 手工签字审批 这种模式缺点： 领导通常比较忙，员工在找各级领导审批时可能需要大量的时间排队等待；领导出差较多，员工找领导可能需要找几次才能找到。 当员工找领导报销审批时，领导可能不得不放下手头的工作，处理员工的报销事宜，思路被打断，严重影响工作。 手工审批，不能利用充分利用信息化工具，提高效率。例如差旅费报销，针对不同的级别的员工，出差到不同的地域，乘坐不同的交通工具，可能会有不同的报销规则和定额，这就要审核人员记住这些规则和定额，或者去查询，靠记忆可能会出错，而查询又回浪费时间；又如，公司为了达到收支平衡，会制定预算，将总预算分解到各部门各类业务，超出预算的开支要严格控制，这就要求领导和财务人员记住或查询这些数据，情形同上。 网上报销优势 随着信息技术的发展，网上报销已经成为趋势，如果采用网上报销，流程如图2所示： 对于员工，表面看上去好像流程变的复杂了，又是粘贴发票，又是扫描发票，还得填写发票清单，但这些增加的工作都是员工一个人可以做的，无需跨部门和上下级之间当面的交接，更无需在领导门口排队等待，并且员工做的这些“额外”的工作将作为统计分析的基础数据，是有意义的。 对于领导，可以根据自己的工作安排，主动定时或不定时审批报销事项，避免了被动的被这些看似并不重大，但又是必须的事情所打扰。可以利用信息化的手段调阅相关资料，哪些是计划内的，哪些是计划外的，一目了然。 对于财务，可以利用信息系统进行一些设定，规范报销人填写的信息，有利于开支的分类、统计和分析。票据档案的电子化，方便查阅。 3、2015年网上报销方案 要实现以上目标，最好是采用专门的网上报销系统，但这种报销系统一般会和ERP系统有对接，共享数据。有的ERP软件已经把报销系统作为一个模块做了集成。目前七二五所/双瑞集团要统一部署ERP，但尚未有具体的方案，即便是有了方案并且选定了软件品牌和版本，也会先选驻洛阳??一两家公司先实施，建样板工程，然后其他公司再实施，所以我公司再2015年基本上会沿用当前的金蝶ERP系统，不宜上这样的专门的网上报销系统。 在这种情况下，作为一个权宜之计，可以所协同办公平台上分类设置各种报销审批流程，审批的功能可以实现，解决前述手工签字审批模式的第一个和第二个缺点，也能大大提高办公效率。 市场信息的收集和利用 公司所在的涂料行业是竞争性很强的行业，为了在市场上站稳脚跟，实现我们的宏伟蓝图，需要大量收集、分析利用市场信息，例如客户或潜在客户的产品需求情况，重要客户的供应商情况，同行的竞争优势等，充分利用这些信息，就比较容易找到解决问题的办法。 当前这些信息大多在业务员的头脑里，即便形成文字资料，也是存储在业务员的电脑里，不利于公司对信息的整合利用。 为此需要构建信息收集、利用系统，这个系统有主要有三项功能： （1）信息录入和修改，对产品、原材料、客户和供应商等信息的录入分别设置表格，相关人员在表中录入资料，经过审批和归档步骤，信息进入资料库。对于错误或需要更新的数据，可进行修改。 （2）资料库查询功能，可以在线查询资料库中的信息，查询条件可以自定义。 （3）可以实现对数据简单的分析，生成图表；可以导出数据，用第三方的工具进行分析，如用excel进行分析。 以上功能可以分别对查询和审批人和办理人进行授权。 这个系统计划在所万户协同办公平台上实施。现有模块无法实现上述功能，需要新建一个专门的模块，类似监审处单独设的“招标监督平台”。据了解，这个平台是监审处提出需求，由软件厂家专门设计的。 设计工作主要是一系列网页和相应数据库的设计。将设计好的网页和数据库放在服务器上，相当于一个网站，我们的“厦门双瑞信息平台”访问这个网站即可。 三、科研工作信息化 科研工作，从研发立项，到项目实施，再到科研成果鉴定、成果转化等管理也有专门的科研管理系统，分为科研项目管理系统和实验管理系统，科研项目管理系统是以项目为主线的粗线条管理，由七二五所/双瑞集团统一部署，实验管理系统较为专业、细致，由各单位部署。 由于前面所述原因，2015年尚不能部署这样的管理系统，2015年可利用协同办公系统和金蝶ERP系统这两个工具实现以下工作流程的电子化： 立项论证流程； 研制研究方案的评审流程； 产品开发设计输入单审批流程； 中扩试申请流程； 产品确认评审报告办理流程； 产品成果转化统计办理流程。 第（5）和（6）流程结合起来，可以使研发部的科研成果和成果的转化更加明确，为相关的统计和绩效考核提供量化的指标。 人力资源信息化 人力资源管理系统由所/集团统一部署，公司跟随所/集团的步调实施，前期已经收集了公司组织架构、岗位设置、科研和管理人员的主要信息