《中石化全套内部控制系统制度 1.4一般物资采购业务控制矩阵》.doc

1.4一般物资采购业务内部控制矩阵 业务目标 业务风险 控制点 适用单位 不相容岗位 控制点分值 控制点相关资料 相关制度索引 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性； 3权利与义务；4估价或分摊； 5表达和披露；6准确性 1 2 3 4 5 6 1. 物资供应职责界定 1.1 经营风险：制度不健全或监控考核不力,导致违纪违规问题发生。 1.1物资装备部负责制定股份公司物资供应管理规章制度，对各分（子）公司物资采购供应实施监管。 物资装备部 2 1.9.11 1.9.9 1.3 经营风险：分散采购，不能形成整体和批量采购优势。 国内外采购割裂，导致采购性能价格比不合理。 1.2物资装备部（国际事业公司）按照总部集中采购物资目录，负责在全球范围内搜寻资源，实施总部集中采购。总部直接集中采购物资由物资装备部（国际事业公司）实施采购。总部组织集中采购由物资装备部（国际事业公司）牵头组织优选确定供应商短名单、采购价格及浮动幅度，与供应商签订框架协议；分（子）公司采取合同方式执行框架协议，国产物资由分（子）公司实施采购操作，进口物资由国际事业公司实施采购操作。 物资装备部（国际事业公司） 分（子）公司 2 集中采购目录 采购框架协议或合同 1.9.9; 1.9.8; 2.9.2; 2.9.1; 1.9.1 1.4 经营风险：未履行年度供应协议，影响生产经营。 1.3总部直接集中采购物资，物资装备部（国际事业公司）与分（子）公司签订年度供应协议。物资装备部（国际事业公司）供应各分公司上述物资，以总部集中采购物资调拨单来履行年度供应协议。 物资装备部（国际事业公司） 分（子）公司 3 年度供应协议 物资调拨单 1.9.9; 2.9.1 1.1 经营风险：分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势。 1.4分（子）公司授权一个物资供应部门对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理，对未列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集中采购，实行供应与管理结合。分（子）公司自行采购物资原产地在国外、且需动用外汇或价值50万美元以上的，由国际事业公司实施采购操作。【ERP】各分（子）公司相关部门依据总部集中采购物资目录，正确配置工业标准描述字段。 国际事业公司 分（子）公司 2 集中采购目录 物资供应管理规定 采购合同 1.9.11; 2.10.1 1.5 经营风险：未实行不相容岗位分离，造成舞弊。 1.5物资供应部门内部实行计划、采购、质检、合同审核、申请付款等环节相互监督的分段管理模式。【ERP】各分（子）公司物资供应部门在ERP系统中设计计划、采购等岗位的权限时，应遵从内部牵制及不相容原则。 物资装备部（国际事业公司） 分（子）公司 2 岗位职责分工 1.9.11 2．物资计划编制与审核 1.5 经营风险：物料维护不准确，造成信息失真。 2.1【ERP】主数据维护员按规定程序将审批后的物料主数据维护到ERP系统，做到一物一码。 分（子）公司 5 物料主数据维护申请表 2.10.1 1.2 经营风险：需求计划不准确、不及时或未按规定权限审批，影响生产建设，造成物资积压。预留不准确，造成管理信息失真。 2.2分（子）公司须明确各类物资需求计划的审核部门。物资需用单位根据生产建设需要准确、及时编制物资需求计划，由本单位负责人审核，经相关部门按规定权限审批后，报物资供应部门。项目需求计划以设计图纸和材料表为依据。【ERP】审批后的需求计划（项目需求计划依据设计图纸和材料表）要及时、准确、完整地录入（或批量导入）ERP系统。有PM、PS等模块的，相关需求计划通过系统集成，自动生成。超过需求日期3个月以上的未完成计划要及时核销，手工创建的由物资供应部门核销，系统自动创建的由相关模块核销。 分（子）公司 5 物资需求计划或设计图纸、材料表 1.9.11 1.3 经营风险：未按规定选择供应商，造成损失。 2.3分（子）公司物资需用单位和各职能管理部门在编制、审核物资需求计划时不得指定或变相指定供应商，对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，报分管需用单位的副经理审批。 分（子）公司 6 物资需求计划 独家、专有、专利资料 1.9.11 1.2 经营风险：采购计划不准确、不及时或未按规定权限审批，影响生产建设，造成物资积压。 2.4分（子）公司物资供应部门依据审批的物资需求计划综合平衡资源后，及时编制物资采购计划,由物资供应部门负责人审批。【ERP】启用MRP功能，完