如何成为优秀的文秘.ppt

* 办公室礼仪 为什么要保持办公室、办公桌干净整洁？ 个人良好工作习惯的表现 对外公众形象的体现 清晰的工作思路 公司管理水平的体现 * 人事变动表的填写经常出错或不规范的地方: 目前在单据处理上出现的问题 1、变动类型不填，或填写不正确； 2、填写姓名写错字（必须按身份证上姓名填写）； 3、职位填写不规范，未按人事架构内职位填写； 4、变动表内任何项目如需变更，未要相关职权人员变更并签名； 假期申请表填写经常出错或不规范的地方: 1、部门、姓名、工号、职位、入职日期、填表日期未填写完整； 2、未用正确的代码填写假期类型； 3、请假日期和请假天数未计算正确； 呈报文/联络单经常出错或不规范的地方: 1、文件内容的主题表述不清楚，出现错字； 2、字体、行间距、字体格式不够美观； 3、文字表述罗嗦，不够专业，大白话； * 转正 优秀文秘必知的人事制度和相关表格 原则上，每位员工都需经过自受聘之日起2个月的试用期（经董事会批准免试用期除外），于试用期内双方均可提出终止雇用。管理层有权延长试用期，但不超过一个月，若经过延长试用期后仍达不到要求的员工将会被辞退。员工试用期期间被签《员工过失处罚单》一次，将被延长试用期一个月，被签《员工犯规过失单》3次者将被辞退。 相关政策 相关表格 1.人事变动表 2.员工评估表 员工直接上司填写表现评估表，评估合格后交部门负责人签批确认。填写人事变动表。两表报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。 相关程序 注意事项 1.上报日期不可晚于生效日期。 2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。 * 平级调岗 优秀文秘必知的人事制度和相关表格 相关表格 人事变动表 部门填写签批，报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。 相关程序 注意事项 1.上报日期不可晚于生效日期。 2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。 * 调部门 优秀文秘必知的人事制度和相关表格 相关表格 人事变动表 转出部门填写原职位、工资。经转出部门负责人签字后，到转入部门负责人处，填写变动后职位、工资、生效日。报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。 相关程序 注意事项 1.上报日期不可晚于生效日期。 2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。 3.考勤需交接 * 升职、降职 优秀文秘必知的人事制度和相关表格 相关表格 1.人事变动表 2.员工评估表 填写员工评估表（员工、鉴定人），填写人事变动表。两表报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。 相关程序 注意事项 1.上报日期不可晚于生效日期。 2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。 * 调班、调休 优秀文秘必知的人事制度和相关表格 相关表格 调休单 补休，串休，更改班次等与排班不同的情况时需提前填写调休单经部门负责人签批，报到劳资专员处。私自调休调整班次，不上报调休单。会导致打卡记录与排班不符。考勤无法统计。 相关程序 假期申请 相关表格 请假单 1.各种假期规定及申请参照员工手册P9。 2.无打卡记录且无请假单视为旷工。 3.未休完所申请假期提前上班，员工需先到劳资专员处 销假。 4.一周请假三天及以上者，取消当周公休。 相关政策 * 考勤 优秀文秘必知的人事制度和相关表格 相关表格 考勤表 1.部门每月21日12:00前报上月度（上月21--当月20）考 勤到劳资专员处。 2.考勤表要用相关符号明确体现补休，各种假期，出差。3.积假要在考勤表体现，不体现视为无积假，不得补休。 4.考勤要每天都记录，避免漏记考勤。不得虚报考勤。 相关程序 打卡异常 相关表格 考勤说明单 1.考勤卡的使用及考勤管理参照员工手册P13。 2.员工工作日无打卡记录且无考勤说明单视为迟到早退或旷工。 3.每月度填报考勤说明单不得超过三次。 相关程序 * 排 班 优秀文秘必知的人事制度和相关表格 相关表格 部门每月18日前报下月度（当月21--下月20）排班到劳资专员处。新员工入职部门要做好其排班经部门负责人签字报到劳资专员处。各班次除去用餐时间不能低于八小时。 相关程序 排班表 加班 相关表格 参照加班制度。用餐时间不属于加班。 相关程序 加班申请表 * 过失/奖励 优秀文秘必知的人事制度和相关表格 相关表格 过失：参照员工手册P17-22。犯规过失单需员工本人签字（旷工开除除外）确认，部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。 奖励：部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。 相关程序 1.员工犯规过失单 2.员工奖励申请单 *