新办公软件应用教程 项目式 教学课件 孙海伦 项目51.pptVIP

项目五 合并邮件──制作商务信函 操作步骤 （1）启动Word 2003，新建一份“空白文档”。 （2）插入一个31行11列的表格，对其进行设置，根据下方图所示添加内容。关于表格的具体设计请参照项目2进行设置。 任务二 插入公式 本任务主要将“原始积分”和“年度消费积分”这两列的数值进行相加然后添加到“累计积分”的空白列中。 （3）单击“确定”按钮，插入求和函数，这样G2单元格中的值就计算完毕。利用相同的办法可以完成其他空白列的计算。也可以复制G2单元格中的内容，粘贴到以下空白列中，如图5-5所示。 （4）粘贴后的单元格数据并不会根据数值的变动重新计算，需要手工更新数值。 （5）将鼠标指针移动到任意一个要调整的数值上。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令，一个新的数值出现在单元格中。也可以整列数值更新，选择“累计积分”列的整列数值，按下F9键即可。这样“累计积分”列的数值就被正确地计算出来。 （6）在“会员卡级别”和“会员卡升级”两列中分别输入所对应的级别，“会员消费积分表”就制作完成了。将文件以“会员积分信息表”为名并保存到“我的文档”中。 任务三 合并邮件 邮件合并需要两个文档，一个是数据源通常是一个表格（即已经建立的会员消费积分表）；另一个是主文档（即信函文档，仅包含公共内容）。 邮件合并就是把数据源和主文档（即信函文档，仅包含公共内容，如图5-7所示）合并成一个新文档，对所有名单或部分名单在新文档中生成相应的内容。 操作步骤 （1）新建一个文件名为“会员通知函”的主文档，录入文本，如图所示。 （2）在菜单栏中选择【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】命令。窗口右侧出现如图5-8所示【邮件合并】（步骤1）任务窗格。 （3）在【邮件合并】（步骤1）任务窗格中选择【信函】单选按钮，单击“下一步：正在启动文档”链接，进入【邮件合并】（步骤2）任务窗格，设置如图5-9所示。 （4）单击“下一步：选取收件人”链接，在打开的【邮件合并】（步骤3）任务窗格中选择【使用现有列表】单选按钮，如图5-10所示。单击“浏览”链接，在弹出的【选取数据源】对话框中，通过上方的【查找范围】下拉菜单找到存放在“我的文档”中的“会员积分信息表”文件。 （5）单击“打开”按钮，弹出【邮件合并收件人】对话框，如图5-11所示。单击“确定”按钮，完成对“邮件合并收件人”的设置，返回【邮件合并】（步骤3）任务窗格。 （6）单击“下一步：撰写信函”链接，进入【邮件合并】（步骤4）任务窗格，如图5-12所示。 （7）选择【视图】/【工具栏】/【邮件合并】命令，插入【邮件合并】工具栏，如图所示。 （8）将插入点光标定位在“会员通知函”正文“尊敬的”字后。单击 按钮，弹出【插入合并域】对话框，在【域】列表框中选择“姓名”，单击“插入”按钮；再选择“性别”，单击“插入”按钮，如图5-14和图5-15所示，单击“关闭”按钮退出。 （10）选定插入域文字“《姓名》《性别》”后，将字体设置为“华文行楷”、“小三”、“加粗”。其他两处文字插入域的设置同上。 （11）单击“下一步：预览信件”链接，进入【邮件合并】（步骤5）任务窗格，如图5-17所示。在预览窗格中可以单击“收件人”左右两侧的 按钮，对正文进行预览，如图5-18所示。 （12）单击“下一步：完成合并”链接，进入【邮件合并】（步骤6）任务窗格，如图5-19所示，单击“编辑个人信函”连接。弹出【合并到新文档】对话框，如图5-20所示。 （13）单击“确定”按钮，系统自动生成“字母1”文档，“会员通知函”就制作完成了，将“字母1”另存为“打印通知函”。 （14）完成“邮件合并”设置，保存“会员通知函”并退出Word 2003。 （15）当再次打开“会员通知函”文件时，系统会弹出提示框，如图5-21所示。如果继续运行之前连接的数据库，单击 按钮，否则单击 按钮。 项目升级 制作通知函信封 （1）启动Word 2003，选择【工具】/【信函与邮件】/【中文信封导向】命令。 （2）在弹出的【信封制作向导】对话框中单击 按钮，如图所示。 （3）单击 按钮，进入【请选择标准信封样式】向导页，设置信封样式如图所示。 （4）单击 按钮，进入【怎样生成这个信封】向导页，按照图所示进行设置。 （5）单击 按钮，进入【信封制作向导】最后一步，如图所示。 （6）单击“确定”按钮，系统自动生成“文档1”，完成信封的制作，如图所示。 （7）单击 按钮，通过上方的【查找范围】下拉菜单找到“我的