公文製作 - 朝陽科技大學 總務處.pptVIP

證書獎狀套印樣稿 本校(學制)(系全銜)(年級班別)學生(姓名) 於參加○學年度基本勞作教育期間，認真 負責，全學年無缺席紀錄，堪為同學楷模， 特頒此狀，以資鼓勵。 系　　別 年級班別 姓　　名 備 註 企業管理系 三年A班 張居正 * 其他 函、令、公告、聘書、聘函、獎狀等須以學校名義發文。 聘書、聘函、獎狀之字號為案號而非流水號。 聘函使用一般之影印紙。 聘書、聘函、獎狀，避免使用銅版紙、雲彩紋紙。 * 其他 特殊字須使用外字集 相關人員均須安裝外字集軟體 附件特殊字之權宜措施。 * 其他 會稿與最速件陳文，須立即以電話報告或通知。 （時效緊急而重要者，宜先列印陳核） 針對有時效性之公文，文書組會通知單位登記桌，請負責單位登記桌之同仁於分文後即 刻告知承辦人；承辦人簽會時，務必輔以電話等方式告知相關人員，請其優先處理。 * 電子公文實體附件點收單 公文類別：函 　　　主旨： 　　　　說明： 收文號：系統帶出 承辦單位：系統帶出 承辦人：系統帶出 　　　　　正本： 　　　　　副本： 會簽單位：人事室（勿在此用印與表示意見） 點收資訊 承辦單位　　　　　會簽單位　　　　　決行 （正確用印位置） * 其他 代辦公文有責任問題需要釐清時， 應斟酌於簽辦意見欄做適度之說明。 * 其他 兼具登記桌與承辦人身分時，登機桌須先行分文給承辦人，而後再以承辦人身分簽辦公文。 錯誤 惠請…… 正確　請　惠予……. * 單位與機關 單位為機關或學校之ㄧ部分 指導機關 ： 贊助團體： 主辦學校： 協辦學校： 承辦單位： * 文書組網頁內容 申請表單 學生教務文件用印申請表、調案單、檔案分類基準表增修申請單、印刷室設備使用申請表、機密文書機密等級變換或註銷建議單、公文遺失報告書、待辦公文展期申請表待辦公文展期申請表、承辦案件登記簿封面、承辦案件登記簿內頁、公務電話紀錄-格式。 * 文書組網頁內容 參考資料 文書處理與公文製作、公文線上簽核注意事項及相關附件處理方式。 郵件管理相關參考資料（郵件領發程序、郵件資費表、信封書寫範例、郵遞區號查詢） * 易遭混用之書信用詞 敬啟者 為提稱語下之啟事用語 不可當做稱呼 * 寄發公務郵件注意事項 寄發公務郵件時，若文件內有簽名或蓋章戳記（影印除外），不得以「印刷品」方式付郵，以免遭退件並增補郵資。 寄發公務郵件時應填註寄件單位，俾利郵局退件時，得以方便處理。 * 寄發大宗郵件注意事項 寄發大量郵件時，請詳填收件人住址，以利郵差投遞。 所寄郵件若無法投遞，且文件無存檔佐證必要，請於印製信封時，即於寄件人下方加註「若無法投遞，請勿退回。」之聲明。 文書組備有「若無法投遞，請勿退回。」之戳章，歡迎借用。 * 　　　　報告完畢 　　敬請　指教 * * 公文簽核與發文 講者：范光煌 * 簽的要領與注意事項 來文內容繁多時，應仔細閱讀並列出來文之 重點、目的與期望，以使審核、決人員不需 詳看來文，只看摘要便可一目瞭然。 * 會簽注意事項 一、事涉其他單位權責，應事先會簽。 承辦人應於簽辦時提醒主管點選需要會簽單位。 請學務長點選會簽軍訓室及總務處。 * 會簽注意事項 四、受會時之用詞，不可逾越分際。 如擬與擬如擬。 若有不同意見，宜洽商主管單位或承辦人員。表示意見時，避免尖酸刻薄。 * 會簽注意事項 五、已決行但漏會之補救措施。 已將本件列印補會ｏｏ單位。 六、核示結果應印轉受會單位。 * 簽稿要領與注意事項 陳核前應仔細檢視，確認資料之正確性。 核決後須按核決意見辦理或修正，並將辦理或修正情形填註在簽辦意見欄，而後再送文書組發文或歸檔。 * 防止公文處理逾時之要領： 每日至少檢視電子公文系統2次。 出差時前設定代理人。未設定代理人時，可電話通知主管透過網路進入學校電算中心網頁處理公文。 電子公文分文或陳核後及時跟催。跟催方式可分電話與口頭或於電腦上張貼催辦單。 * 防止公文處理逾時之要領： 最速件公文會簽其他單位時，同步以電話通知。 對於預期無法如期結案者，請至文書組網頁下載並填寫「待辦公文展期申請表」提出展期申請。 來文速別隨意亂訂，不符速件或最速件要件者，可簽擬更改速別。 * 　發文注意事項 校內 避免以「組」之名義發文。 校外 避免以單位名義發文。 收發文對象須相對等 * 發文注意事項 速別填寫注意事項 一、係指希望受文機關辦理之速別。 　 普通件：６日 　　　　 速件：３日 　　 　　 最速件：１日 二、有誤為發文機關作業流程之速別 　 　　　者，或錯填「特急件」。 三、令、公告（通知、通告）不須此 欄。 * 發文注意事項 密