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秘书/行政助理 序言——  心态决定一切 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的跟踪处理 会前准备工作：开会前确认 如何开的有效率： 目的明确，落实责任人 如何更有效果： 参加人员，讲话顺序及时间控制 微软的会议制度： 1、能站着说话，就不要座着 2、能在桌边解决，就不要到会议室 3、能写便条，就不要发文件 会前准备工作：会议准备流程 1、??安排议题、议程 2、? 拟订与会人员名单 3、??申请会议所需资金 4、?会场选择与布置(设备、用具等准备) 5、??安排食宿和茶水 6、 发出会议通知并确认 注意： （会议计划的时间安排） 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 （预演） b.准备会议文件 会间的组织服务 1、 签到 2、 安排就座 3、 会议记录、录音、录像 4、 会场服务(细节管理如：送茶时间、灯光) 5、 突发事件的处理 注意：现场服务人员的安排(会场、餐厅、住宿) 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 会务安排表 3、会议的总结跟踪工作 什么是文档管理 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案管理： 文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。 ◆如何管理你的文档 （1）分类 原则：方便使用；操作简单；设置合理 方法： 按工作的主要内容分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。 公司部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。 按事件的处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档按 如何管理你的文档 （2）整理 原则： 以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后； 方法： （1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。 （2）把暂时不用的文件移走。 （3）建立文档编号，按部门、性质、时间、年份等。 （4） 一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。 （5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。 如何管理你的文档 （3）存储 普通文件：文件柜、箱 电子文件： 硬盘 光盘 原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全； 档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。 （4）更新和使用 定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外） 让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。 2、信息管理 * * 众人行管理咨询 () 高级文秘、行政助理综合技能实战培训 学习要领 心态归零 好的心态 收获巨大 超越自我 认识自己 成长卓越 全情投入 参与多深 领悟多深 团队共享 互相促进 共同成长 人与人之间最大的差异是心态 心态导致人生惊人的不同 事物的本身并不影响人， 但人却受对事物看法的影响 -------叔本华 知识 技能 态度 是什么？ 怎么干？ 愿意干 态度与能力 知识、技巧、态度是影响工作进行的三个重要因素，其中态度尤其扮演着带动的角色。 知识+技巧=能力 第二部分 工作技能篇 一、会务组织与管理 二、信息、文档管理与运用 第二部分 工作技能篇 二、会务管理 1、会议的重要性 2、会议的组织与管理： ◇会前准备