信息化办公软件高级应用 作者 李永平 信息化办公项目15.pptVIP

项目１5：系统与安全——文件管理与加密 文件管理思想 （1）分析组织结构 （2）对文件进行分类 （3）制定存放规划 （4）日常管理到位 （5）实现文件目录化管理 （6）注意文件内容的保密 （7）做好日常备份 1、规划与建立文件存放位置 文件存放规划 2、用Excel工作表进行文件管理 可使用Excel的“查找”或“筛选”功能快速定位到文件 3、文件属性设置 4、数据保护 （1） 4、数据保护 （2） 4、数据保护 （3） 5、文件打开保护 6、文件压缩保护 总结（1） 文件存放规划与管理原则 用户文档文件存放不能与操作系统软件同一磁盘分区； 存放的文档以多级目录按类别进行分放； 工作中所产生的文件必须按规划的位置进行存放，不能随意性存放； 产生的新文件写入“文件管理”的Excel表中，并做好超级链接； 文件名产生更改，同时在“文件管理”的Excel表中进行修改，达到一致性； 删除文件，同时在“文件管理”的Excel表中删除对应行的记录，或取消超级链接并加以注明该文件已经删除。 总结（2） 数据保护： 1．使用WindowsXP的文件属性设置为“只读” 2．使用Word和Excel软件中的“保护”功能 文件打开与修改密码保护 4. 文件压缩密码保护 实践与体会 1．规划