办公自动化技术 作者 黄冠利 赖利君 第4章.pptVIP

高等职业院校立体化精品系列规划教材 第4章 Word的邮件 合并功能 在线教务辅导网： 教材其余课件及动画素材请查阅在线教务辅导网 QQ:349134187 或者直接输入下面地址： 学习目标 知识目标 ● 认识“邮件合并”任务窗格，掌握邮件合并的操作。 ● 掌握创建和编辑数据源的相关操作。 ● 熟练掌握插入合并域的操作方法。 课堂实例预览 主要内容 制作与发送信函 1 实训——批量创建录用通知书 2 制作与发送信函 相关知识点讲解 创建信函和数据源 用邮件合并合并信函 创建信函和数据源 创建数据源 选择【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】菜单命令，打开“邮件合并”任务窗格，在其中根据提示文本逐步进行操作。 创建信函和数据源 单击“下一步：撰写信函”超链接后，打开“新建地址列表”对话框，在其中输入收件人信息，单击“关闭”按钮。在打开 的“保存通讯录”对话框中保存数据源。在“邮件合并收件人”对话框中单击“确定”按钮，即可完成数据源的创建。 创建信函和数据源 编辑数据源 在“邮件合并”任务窗格中的“使用现有列表”栏中单击“编辑收件人列表”超链接，打开“邮件合并收件人”对话框，在其中单击“编辑”按钮。在打开的对话框中单击“自定义”按钮，打开“自定义地址列表”对话框。在其中可对域进行添加、删除、重命名、上移和下移等操作。 用邮件合并合并信函 插入合并域 在“邮件合并”任务窗格中的“步骤”栏中单击“下一步：撰写信函”超链接，然后在“撰写信函”栏中单击“其他项目”超链接。在打开的“插入合并域”对话框中选择并插入域。 用邮件合并合并信函 合并并打印信函 在“邮件合并”任务窗格中单击“完成合并”超链接，然后单击“打印”超链接，在打开的“合并到打印机”对话框中单击选中“全部”单选项，即可打开“打印”对话框进行设置并打印文档。 用邮件合并合并信函 制作信封 选择【工具】/【信函与邮件】/【中文信封向导】菜单命令，在打开的“信封制作向导”对话框中依次单击“下一步”按钮，选择信封样式和生成信封的方式，如“以此信封为模板，生成多个信封”。 用邮件合并合并信函 退出信封制作向导后，Word将自动新建文档并在其中生成信封。在“邮件合并”工具栏中单击“打开数据源”按钮，在打开的“选取数据源”对话框中选择数据源。将信封中的域分别换成数据源中对应的域即可。 实训——批量创建录用通知书 实训目标 本实训的目标是批量制作通知单，制作过程中需要使用邮件合并功能。在创建数据源时要注意数据的正确性，插入域时要避免插入无效的域。本实训的前后对比效果如下图所示。 实训——制作“工作总结”文档 专业背景 录用通知书是公司开展招聘活动后，对应聘者进行筛选，然后给最终决定录用的应聘者发送的通知。公司发送给被录用者的通知书一般需要包含称呼、录用信息、注意事项、落款和日期等部分，并清楚地告知录用岗位，特别注意不要遗漏录用时间。 现在大多数公司都会采用网上招聘的形式，应聘者经过面试和笔试等一系列考核后，合格后便会收到招聘单位发来的录用消息，现在使用最多的方式是电子邮件。 实训——制作“工作总结”文档 操作思路 习题 （1）新建空白文档，选择【工具】/【信函与邮件】/【信封和标签】菜单命令，在对话框里中输入收件人和寄件人信息，生成信封。效果如下图所示。 习题 （2）新建文档，使用“邮件合并”任务窗格创建默认格式的标签，并导入数据源“通讯录.xls”。在标签中插入相应的合并域，然后更新所有标签。最后打印1~3条记录。效果如下图所示。 谢谢观赏 * * 本页是二级标题的汇总，图标不足可以复制并改序号，注意奇数和偶数图标不同。 * 本页是二级标题的汇总，图标不足可以复制并改序号，注意奇数和偶数图标不同。 * 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 * 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 应用实践这个页面根据步骤的多少选用适当的图标来表现。 * 应用实践这个页面根据步骤的多少选用适当的图标来表现。 * 应用实践这个页面根据步骤的多少选用适当的图标来表现。 * 练习与上机，只把简单操作题和综合操作题做成PPT，样式如本页，每页一个题目加配图。 * 练习与上机，只把简单操作题和综合操作题做成PPT，样式如本页，每页一个题目加配图。 * * * 本页是二级标题的汇总，图标不足可以复制并改序号，注意奇数和偶数图标不同。 * 本页是二级标题的汇总，图标不