办公自动化技术及应用教程 作者 赵元哲 第1－2章 第1章 办公自动化概述.pptVIP

第1章 办公自动化概述  1.1 办公 1.办公的概念 “办公”这一名词，无论是政府机关，还是企事业单位，几乎所有科室人员无时无处不感觉到它的存在。可以说，“办公”早已是人们非常熟悉的日常工作。 办公活动的主要任务是日常事务工作的组织、领导和实施计划等。最基本的办公事务有文字处理，报表处理，公文管理，文档管理，编辑、排版和印刷，日程管理，邮件处理，事务处理，计划安排以及通信处理等。对于领导或管理人员来说，最具代表性的办公任务就是对某项活动制定运行计划、组织具体实施方案和进行监督控制等。 2. 办公的形成 3. 传统办公方式 通常，传统办公事务处理工作存在着以下一些问题： (1) 劳动强度大，工作效率低，办事周期长。 (2) 办公质量低，数据可靠性差。 (3) 决策困难。 (4) 文件、材料的保存常常出现问题。 (5) 办公成本高，费用急剧增加。 1.2 办公自动化概述 1.2.1 办公自动化的定义 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务的，都属于办公自动化的领域。 办公自动化是信息化建设的一部分。 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为初露端倪的办公自动化所下的定义如下：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。 20世纪80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同时，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。从定义中可以看出，办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。 一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输和信息保存四个环节。其核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需要的信息。办公自动化一般可分为三个层次：事务层、管理层、决策层。 1.2.2 办公自动化的特点 (1) 先进性。 (2) 实用性。 (3) 可扩展性。 (4) 通用性。 (5) 动态性。 1.2.3 办公自动化实现的功能 办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，办公自动化主要实现下面七个方面的功能。 (1)内部通信平台的建立。 (2) 信息发布平台的建立。 (3) 工作流程的自动化。 (4) 文档管理的自动化。 (5) 辅助办公。 (6) 信息集成。 (7) 分布式办公的实现。 1.2.4 办公自动化的分类 1. 从系统的功能层次上分类 在美国，按服务对象不同，将办公自动化系统分为四个层次：公司级系统(决策层)、事务级系统(中级管理层)、部门级系统(基层管理)和用户级系统(操作层)。 在日本的某些开发办公自动化产品的公司，如NEC公司，是从网络通信的角度来描述办公自动化系统的层次结构的。他们将其分成五个层次：人机界面层(Human System Interface Architecture)、办公信息层(Office Information Architecture)、分布式信息处理网络层(Distributed Information Processing Network Architecture)、计算机层(Computer Architecture)和通信层(Communication Architecture)。 在我国，一般是按处理信息的功能不同，将其划分为三个层次：事务型办公自动化、管理型办公自动化和决策型办公自动化，如图1.1所示。这三者的嵌套关系为：事务型办公系统为基础层；管理型办公系统为中间层，它包容事务型办公系统，同时以其自有的MIS系统为支持；决策型办公系统为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。 1) 事务型办公系统 事务型办公系统是完成基本的办公事务处理和机关行政事务处理的自动化系统。 2) 管理型办公系统 管理型办公系统是由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主的办公系统。 3) 决策型办公系统 决策型办公系统是上述两种系统的再结合，它是由具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统。 2. 从技术的应用范围上分类 办公自动化从技