《xx企业总公司行政管理制度》.docVIP

 xx企业总公司行政管理制度 编制单位：行政部 编制时间：二00四年五月 目 录 员工行为规范制度…………………………………1 收发文管理制度……………………………………3 档案管理制度………………………………………4 保密管理制度………………………………………7 图书、资料管理制度………………………………9 固定资产管理制度…………………………………10 办公用品管理制度…………………………………12 机动车辆、驾驶员管理制度………………………14 保洁工作管理制度…………………………………16 印鉴管理制度………………………………………17 宿舍管理制度…. …………………………………..19 职工宿舍文明守则…………………………………22 通讯工具管理制度…………………………………23 员工行为规范制度 一、职业道德 忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。 二、礼貌仪表 1、礼貌服务：尊重客商，礼貌待人，文明用语，热情服务。 2、 夏天不穿无领衬衫和短裤；女职员应穿职业裙装或裤装，穿皮鞋，夏天不穿紧身服装、超短裙、凉拖鞋、不得穿着运动装或休闲装上班，周末可适当放宽。必须佩带胸卡；举止大方文雅；讲究公共卫生；维护公司形象。 三、 1、2、3、4、 5、 6、7、四、1、3、4、5、 收发文管理制度 一、收文 1、2、传阅：由行政部填写《文件阅办单》将登记后的文件按轻重缓急、保密程度在文件处理卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅，及时分发、及时收回归档。 二、发文 1、公司文件的拟定签发，对内外具有指令性和权威性。 2、拟稿：公司文件一般由各部门在职责范围内自行起草，要对文件内容负责。文件内容涉及跨部门事务，须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文件，由董事长指定专人负责起草。 3、核稿：公文起草后，由拟稿部门经理审核签字，如公文内容涉及其他部门事务，须由有关部门共同审核签字；会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文件，由董事长签发。 4、签发：凡以公司名义行文的，须经行政部经理、董事长签发后，方可交付打印，属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的，部门经理签发即可。 5、打印：在拟稿、核稿、签发手续齐备后，交行政部审核登记，标明文号，密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文，但要补办登记手续，按审核份数打印。 6、盖章：文件打印校对完毕后，按公司的《印鉴管理制度》加盖公章。 7、存档：公司所有文件均须存档一份，发文部门也须自留一份备查。 8、传递：保密文件的传递，按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。 三、传真 1、由前台统一收、发传真，并记录到《传真接收、发送记录表》上。 2、发送传真要统一用公司传真纸。 档案管理制度 一、 职责 各部门经理负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制，所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。 二、管理内容与方法 1、立卷归档 （1）公司应立卷归档的文件资料包括： ①证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料； ②规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。 ③收发文书：包括总公司内部文件、总公司与各子公司（办事处）往来文件、总公司与政府公文及批复、总公司与其它公司业务文件、总公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。 ④合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。 ⑤工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。 ⑥照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。 ⑦其他需归档的文件资料。 （2）立卷归档的要求： ①各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册，外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。 ②文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持文件、材料的完整性。 ③立卷归档的文件要便于查找。 ④文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题。 ⑤案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊。 ⑥照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。 2、档案的利用 （1）各部门因工作需要借阅档案，应在借阅登记簿上登记。 （2）借阅档案，要填借阅簿，用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管，严防遗失，泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制。 （3）借阅和查询公司档案，应经借阅和查询人