XZ-007档案管理办法.docVIP

康美药业股份有限公司管理制度 基本信息 制度名称 档案管理办法 制度编号 KM-38-XZ-007-02 编制部门 行政人事部 修订信息 修订日期 修订版本 修订描述 修订人 2013.03.01 01（试） 运行版，属初次修订 赵德杰 2014.03.10 02 正式版，属第二次修订 雷雨 本制度的所有权归康美药业股份有限公司，任何公司外的组织和个人未经许可，不得以任何形式进行传播。 档案管理办法 1、管理目的 1.1为确保公司业务、审批各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对公司档案管理，更好的维护公司形象和利益，完善建档归档工作，特制定本办法。 2、适用范围 2.1 本办法适用于康美（亳州）世纪国药有限公司所有员工。 3、职责分工 3.1公司的档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制，由人事行政部负责主体档案的管理，除财务部门形成的文件材料由财务部负责立卷和归档。 3.2公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，由行政人事部负责和管理档案的安全。 4、公司档案范围 4.1档案材料的生成 4.1.1各职能部门负责将形成的档案材料，对其分类、组卷，在规定时间内向人事行政部移交。人事行政部负责各部门材料的接收、归档、记录与管理，并对各部门档案进行登记、保管、借阅。 4.2建档范围确立为： 4.2.1公司的设立，变更的申请，审批，登记以及终止等方面的文件材料； 4.2.2公司各高层领导召开的会议所形成的文件材料； 4.2.3财务，会计及其管理方面的文件材料； 4.2.4劳动工资，人事，法律事务管理方面的文件材料； 4.2.5经营管理方面的文件材料； 4.2.6办公耗材，安全生产方面的文件材料； 4.2.7仪器，设备方面的文件材料；设计，维修方面的文件材料； 4.2.8教育培训方面的文件材料； 4.2.9信息，情报方面的文件材料； 4.2.10其他具有利用和保存价值的文件材料； 4.2.11公司大事记纪要材料。 以上文件材料包括决议，决定，条例，规章制度等法规性文件，各类会议文件，重要记录，工作计划，工作规划和工作总结。 4.3公司档案还包括声像资料，包括以下方面： 4.3.1照片档案：新闻，科技，艺术照片，由原版，翻版底片，照片，文字说明构成； 4.3.2影片档案：原版底片，拷贝及文字说明； 4.3.3录音档案：唱片，录音带； 4.3.4录像档案：政治，经济，科技，文娱，广告活动。 5、档案管理工作 5.1档案材料的收集 5.1.1建立，健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间，保管期限； 5.1.2对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全； 5.1.3及时催办完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。 5.2档案的归档，立卷与管理 5.2.1分类。依据档案来源，时间，题目，内容，字母顺序分成若干层次和类别。 5.2.2归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 5.2.3案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文，底稿，附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。 5.2.4整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件，以每一案卷端正书写标题。 5.2.5档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。 5.2.6每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料。 5.2.6.1对破损和褪色的材料进行修补和复制。 6、档案的保管： 6.1人事行政部应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 6.2档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写《遗失单》，并接受公司相应处罚，中药资料及时报案查找。 6.3公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。 6.4设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案； 6.5各职能部门形成的档案材料要认真进行整理组卷、登记造册，在规的时间内向人事行政部移交。 7、档案的鉴定： 7.1从档案的内容，来源，时间，可靠程度，名称等方面鉴别档案的价值。 7.2确定各类档案的管理期限表。 7.3公司档案保管期限分永久，长期，短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。 8、档案的销毁： 8.1对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存； 8.2办理销毁手续，经股东会议或总经理批准，方能销毁； 8.3销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。 8.4档案管理部门应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。 9、档案借阅，利用工作： 9.1凡需使用档案者，均须填写文件借阅申请单，依据调