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管理沟通 Management Communication 会议管理 * 6.0 会议管理 工程管理12002 目录 Contents 会议的基本概念 会议与群体沟通 会议管理 会议管理的基本技能 情景展示 小组介绍 最后总结 1 2 3 4 5 6 7 141 146 148 150 Page 1.1 会议的含义 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。 （1）会议是人类社会发展的产物。 （2）会议室人类社会的一种集体活动。 （3）会议这种集体活动是有组织的，有目的，有时间限制的 （1）集体性。（多人参加的议事活动，一致的时间，一致的地点，一致的行动。） （2）普遍性。（只要有人的活动就会存在。） （3）组织性。（在一定组织背景下，有专人号召，拟定议程，实施和落实，并组织后跟踪检查。） （4）目的性。（组织者抱有一定的目的和愿望，并利用会议的形式来达成其目的和愿望。） 1.2 会议的基本特征 1.3 会议的基本功能 群体沟通功能 信息传播功能 信息交流功能 评估和鉴定功能 知识传授和教育功能 管理功能 计划功能 组织功能 领导决策功能 协调功能 控制功能 从会议的含义和特征看会议分为两大功能（1）群体沟通功能。（2）管理的功能。 1.4 会议的基本类型 会议的规模 大型会议（至少100人以上） 中型会议（20~100人） 小型会议（10~20人） 会议的功能 信息传播，发布指令 信息交流，协调沟通 研究讨论，头脑风暴 民主咨询，征询参与 培训指导，宣传教育 会议的形式 正式会议 非正式会议 会议的基本类型可以按照不同的标准来划分。 2.0会议与群体沟通 案例： 某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略： 策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限； 策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程； 会议的基本特征之一就是群体沟通。 策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。 结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。 2.1 群体沟通基本特征 群体沟通通常表现为： 个体与群体之间以及群体与群体之间存在的一对多，多对多的正式非沟通。 通过上述案例，我们可知：沟通对象的参与度越高所形成的的决策越容易得到认可并被人接受，在贯彻执行时就越顺利，效率也高；沟通对象的参与度越低所形成的的决策越不容易得到认可并被人接受，在贯彻执行时也越不顺利，效率也不高； 2.1 群体沟通基本特征 2.2 群体沟通的优点与缺点 优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策 缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做 2.3 影响群体沟通的关键因素 群体沟通的结果是一系列非常复杂的，相互关联的因素共同作用的结果。从整体来看，影响其的因素有: （1）文化因素； （2）社会因素； （3）心里因素； （4）物理因素； 3.1 会议管理过程 从会议的过程来看，应该从会议准备，会议召开和会后跟踪三个阶段进行会议管理。 会议管理 会议准备 会议召开 会后跟踪 会议召开 会议开始 开会 会议结束 会议准备 why 确定会议的目标和目的 what确定会议的议题 who确定与会人员 where确定会议地点 when确定会议的时间是时限 会后跟踪