电器有限公司记录控制程序.DOCVIP

浙江宙辉电器有限公司 编 号 Q/ZH2-02 记录控制程序 版本\修改号 A/0 页 码 第 0 页，共 3 页 记 录 控 制 程 序 编 制：谭云菲 审 核：周小辉 批 准：陈宏炫 日 期：2009-11-10 2009-11-10发布 2009-11-10实施 文件修订履历表 NO. 修 订 内 容 日 期 版 次 页 数 修订申请单 1 新订 2009-11-10 A/0 3 浙江宙辉电器有限公司 编 号 Q/ZH2-02 记录控制程序 版本\修改号 A/0 页 码 第 1 页，共 3 页 1、目的和适用范围 本文件规定了记录的编制、标识、填写、储存、保管、查阅及处理等方面内容，以证明公司质 量管理活动和结果符合规定要求及体系有效运行。 本文件适用于公司质量管理记录的管理。 2、引用文件/相关文件 文件控制程序 3、职责 3.1、文控中心负责记录（表式）的登记编目工作。 3.2、各职能部门负责记录的编制、填写、储存、保管、查阅、处理及日常检查等工作。 4、流程图：附图 5、管理要求 5.1、记录（表式）的编制、审批、更改： 5.1.1、各部门根据工作需要及标准要求，在编制文件的同时，记录（表式）附在文件之后。记录(表式)应能清楚地表明记录的名称。 5.1.2、部门主管及公司领导在审批文件的同时，应审阅记录（表式）的可行性、合理性。 5.1.3、特殊情况下，原记录表式不能满足要求，需另设计新的记录表式时，表单设计部门在使用前，应交文控中心主管审核，公司主管领导批准。 5.1.4、文控中心责任人员负责将记录（表式）登记在“记录一览表”中。 5.1.5、记录（表式）需更改时，应执行“文件控制程序”的规定。 5.2、记录的填写： 5.2.1、填写人对记录的清晰、真实及内容的完整性负责；文字表达应准确简练；填写方法应符合记录的规定；记录的填写不应引起歧义。 5.2.2、记录应采用蓝色、黑色或蓝黑色字迹的笔填写（对于异常数据可用红色字迹填写）。 5.2.3、记录一般不应涂改。对于检验、试验、计量、控制点检查等现场有关记录、报表等发生误填时，应采用划改方式（不允许涂掉），并在划改部位签名或加盖工号章或本人印章。 5.2.4、填写人应按已有记录表式的栏目规定填写。 5.2.5、相关人员签字时，需签署全名及日期。 5.3、记录的保存： 5.3.1、由各责任部门保管的记录应由各部门主管指定专人管理，按月分类整理、装订或归档,并编 浙江宙辉电器有限公司 编 号 Q/ZH2-02 记录控制程序 版本\修改号 A/0 页 码 第 2 页，共 3 页 目, 编目以易于检索为原则；其具体如何编目按部门内有关规定进行。 5.3.2、各部门储存的记录应由指定的专人管理，并存放在合适的地点，并做好防火、防盗、防丢失、防潮、防虫鼠等工作。 5.3.3、凡以感光纸传真的记录，应由接收部门加以复印再予以存查。 5.4、记录的保存期限和保存部门： 记录的保存期限和保存部门详见“记录一览表”规定。 5.5、外来记录的控制： 外来记录（如供方、顾客提供的检测报告、试验数据等）由接收部门保存管理，其他部门需要时，由接受部门提供复印件。 5.6、记录的查阅： 5.6.1、公司人员查阅记录时，需经保管部门主管同意，保管人员方可准其查阅。 5.6.2、所有记录的原件一律不予外借。 5.6.3、政府有关部门因工作需要查阅记录时，保管部门需征得文控中心主管同意后，方可允其查阅；需借阅时，由保管人员提供复印件，并办理借阅手续。 5.6.4、当公司和顾客在合同上有规定时，经质量管理者代表同意后，保管人员应让顾客或其代表查阅；需借阅时，由保管人员提供复印件。 5.7、记录的处理： 由各部门保存的记录，超过保存期限时，由责任部门记录保管人员造册登记，经部门主管审核，文控中心主管批准后，进行销毁。 5.8、记录的检查： 各部门应将本部门记录的填写及管理情况纳入日常管理范畴，不定期地对其进行检查，发现问 题时应及时指出，立即纠正。 5、记录 记录一览表 浙江宙辉电器有限公司 编