报表处理基本操作.ppt

启动财务报表 操作步骤： 单击菜单中“财务报表”命令， 单击“确定”按钮进入财务报表窗口， 单击“日积月累”对话框中的“关闭”按钮 单击“文件” →“新建”命令，建立一张空白报表。 2.2 报表格式定义 3.画表格线 报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。 4.输入报表项目 报表的表间项目是指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。 注意，在输入表间项目时，编制单位、日期一般不需要输入，财务系统将其单独设置为关键字。 2.2 报表格式定义 5.定义报表行高和列宽 如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的高度或列的宽度。 6.设置单元风格 单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等。设置单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。 7.设置关键字　　关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。 2.2 报表格式定义 8.调整关键字位置 如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。负数表示向左移，正数表示向右移。在调整时，可以通过输入正或负的数值进行调整。关键字偏移量单位为象素。 2.3 报表公式定义 报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。 1.计算公式 计算公式可以直接定义在报表单元中，这样的公式称为“单元公式”。 定义计算公式就是指明报表中的数据来源。因此定义报表的计算公式，是自动生成报表数据的基础。它输入即可直接输入，也可引导输入。 2.3 报表公式定义 注意： （1）单元公式即计算公式，决定着报表中数据的来源。因此，单元公式必须设置，而后面提到的审核公式和舍位平衡公式不是必须设置的，用户可根据需要设置。 （2）单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。 （3）单击“fx”按钮或双击某公式单元或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。 （4）如果对公式使用不熟练，可以采用引导输入。 2.3 报表公式定义 2.审核公式 为了确保报表编制的准确性，我们经常利用这种报表间或报表内的勾稽关系对报表进行正确性检查，一般来讲，我们称这种检查为数据的审核。为此财务报表系统特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，称为审核公式。 审核公式的一般格式为： 表达式逻辑运算符表达式[MESS“说明信息”] 2.3 报表公式定义 2.3 报表公式定义 3．舍位平衡公式 如果是集团公司，对下属单位报表进行汇总时，有可能遇到下属单位报送的报表的计量单位不统一或者汇总完成后汇总表的数据按现有金额单位衡量过大的情况，这时需要将报表的数据单位进行转换。例如，将“元”转化为“千元”或“万元”，称为舍位操作。舍位之后，报表中原有的平衡关系可能会因为小数位的四舍五入而被破坏，因此需要对数据重新进行调整。在财务报表系统中，这种用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式称为舍位平衡公式 2.3 报表公式定义 2.4 报表数据处理 报表数据处理包括生成报表数据，报表审核，报表舍位平衡，表页管理等内容。报表数据处理需要在数据状态下进行。 生成报表数据主要是通过报表系统的计算功能，利用前面设置的报表计算公式对报表数据进行自动的运算。 生成报表数据分成两步：一是输入关键字、二是表页重算。 2.4 报表数据处理 注意： 1.每一张表页均对应不同的关键字，输出时关键字随同单元一起显示。 2.日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定报表数据生成的具体日期。 2.5 调用报表模板生成报表 财务报表系统中一般都预置了分行业的常用会计报表格式，称为报表模板，企业可以以系统提供的报表模板为基础，实现财务报告的快速编制。 财务报表系统提供的报表模板包含了19个行业的70多张标准财务报表（包括“现金流量表”），还包含用户自定义模板。用户可以根据企业所在行业挑选相应的报表，套用其格式及计算公式。 二、报表处理基本操作 2.1 报表概述 2.2 报表格式定义 2.3 报表公式定义 2.4 报表数据处理 2.5 调用报表模板生成报表 2.1 报表概述 1.财务报表的相关概念 2.启动财务报表 财务报表的相关概念 （1）格式状态和数据状态 格式状态：进行有关格式设计，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、设置关键字；以及定义报表的单元公式、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏，不能进行数据的录入、计算等操作。 数据状态：管理